#15: Struktur vor Menschen: Das Drei-Ebenen-Organigramm für deinen Betrieb

00:00:01: Herzlich Willkommen zum Work Hard but Smart Podcast.

00:00:05: Dem Podcast für Unternehmerinnen und Unternehmer.

00:00:08: Ich bin Olaf Rosenbaum, ich bin Steuerberater und Strategieberater.

00:00:11: In diesem Podcast zeige ich dir wie du aus deinem Betrieb ein strukturiertes profitables Unternehmen machst.

00:00:16: Du bekommst Anregungen, du bekommest Impulse, Denkanstöße aber vor allem klare direkt umsetzbare Tipps mit denen du wenn du willst morgen schon loslegen kannst.

00:00:25: Ohne Bullshit Bingo!

00:00:26: Ohne Berater blablabla.

00:00:27: Danke dass du dabei bist und nun nicht lang schnacken Rein jetzt vergnügen.

00:00:35: Hier ist Olaf Rosenbaum und du hörst Work Hard but Smart, den Podcast für Unternehmerinnen und Unternehmer die nicht nur hart arbeiten wollen sondern vor allem smart.

00:00:45: Heute reden wir über etwas das in den meisten kleinen Unternehmen nicht stattfindet aber einen sehr hohen Kostenblock hat.

00:00:52: Und dieser Kostenblock besteht aus Wachstum Klarheit und aus der Chance dass du dich als Inhaber jemals aus deinem Tagesgeschäft befreien kannst.

00:01:01: Wir reden heute über das Organigramm.

00:01:05: Ich weiß, ich weiß!

00:01:06: Du denkst jetzt Organigrammen?

00:01:08: Das ist so was für SAP und für Siemens und für etwas, was ich weh'n und für Großkonzerne.

00:01:12: Ich hab nur fünf Leute.

00:01:14: oder wie Birgit Eschbach sagen würde, das ist da kocht, das is der Kellner, was soll ich in den Organigramms... Aber genau das, genau diese Denkweise ist das Problem.

00:01:24: Kleine persönliche Geschichte gefällig.

00:01:28: Ich habe meine Steuerberater ganz leicht gegründet, was überhaupt gar nicht geplant war und tatsächlich eher eine Not-OP war.

00:01:35: Und dann habe ich drei Dinge getan.

00:01:36: Erstens, ich habe eine Haftigversicherung abgeschlossen weil man das muss als Steuerberator sonst auch mal nicht tätig werden.

00:01:41: Zweitens, bei der Steuerberatakammer habe ich mich angemeldet als Selbstständiger.

00:01:46: Drittens, ich hatte mir ein Organigramm aufgemalt Und zwar auf DINA III.

00:01:52: Warum?

00:01:52: Weil so eine Steuerberatungskanzlei ziemlich viele Funktionen hat.

00:01:55: und das Lustige war in diesem Organigramm, da stand ganz oben exakt ein Name meiner warum ich allein war.

00:02:04: Ich hatte die Struktur einer Großkanzlei war aber allein.

00:02:09: Aber weil ich diese Struktur hatte, weil ich die mir vorher schon im Kopf aufgemalte nicht nur im Kopf aufgemalt, sondern ich habe sie wirklich aufgemalt konnte ich diese Struktur nach und nach, und zwar sinnhaft und mit Plan, mit Köpfen füllen.

00:02:23: Und das erst hat eigentlich das schnelle Wachstum ermöglicht dass sich dann danach hingelegt habe sonst wäre das bei der Geschwindigkeit die ich hatte im totalen Chaos gelandet.

00:02:32: also diese struktur hat mir geholfen überhaupt erst mich dahin zu entwickeln und zwar schnell wo ich hingewollt.

00:02:39: so.

00:02:39: wenn ich also meinen Job heute gut mache dann hast du am ende dieser folge drei dinge gelernt erstens was ein Organigramm für kleine Unternehmen wirklich bedeutet und dass es überhaupt gar nicht zur Konzernbürokratie ist.

00:02:52: Zweitens, warum das Fehlen eines Organigramms dich als Inhaber eigentlich systematisch mit System zum Flaschenhals macht und das Wachstum blockiert?

00:03:03: Und drittens wie du in maximal zwei Stunden funktionierendes Organogramm für dein Unternehmen erstellt ohne Excel oder Berater, ohne Gigi sondern einfach Zettelstift.

00:03:15: Los geht's.

00:03:17: Vielleicht kennt ihr diese Aussage, wenn ich erst mal im Büro bin, im Betrieb bin wie auch immer dann kommt das Tagesgeschäft nennen wir das ja und dann komme ich zu gar nichts mehr.

00:03:26: Das Telefon klingelt, Mitarbeiter hat eine Frage.

00:03:29: kann der eigentlich auch selber entscheiden?

00:03:31: fragt aber lieber dich da kommt Kunden anruft zehn Minuten später eine E-Mail wer ist eigentlich für die Bestellung zuständig hier bei uns?

00:03:38: Du natürlich!

00:03:39: Und dann mittags der Klassiker.

00:03:42: Zwei Mitarbeiter haben die gleiche Aufgabe gemacht, Doppelarbeit, Frustration, Zeitverschwendung.

00:03:46: Kostet Geld!

00:03:48: Ich nenne das alle Fragen alles Problem.

00:03:52: und das hat einen einzigen Grund nämlich niemand weiß wirklich wer was macht und zwar nicht weil dein Team schlecht ist sondern weil du es nie aufgeschrieben hast.

00:04:04: Es gibt eine Plattform die als akademie.de.

00:04:07: Die hat sich so ein bisschen auf Krisenmerkmale von kleinen Unternehmen spezialisiert und fehlendes Organigramm wird dort als Wahnsignal für eine drohende Unternehmenskrise genannt, neben fehlenden Stellenbeschreibungen und fellenden Zuständigkeiten.

00:04:20: Das ist kein Zufall.

00:04:21: das heißt alle Unternehmen.

00:04:22: jetzt können wir gucken von welcher Seite wir das betrachten?

00:04:25: Alle Unternehmen die in einer Krise geraten haben keine Organigrammen.

00:04:28: man könnte wenn man will auch sagen alle Unternehmen die keinen Organigramme haben kommen irgendwann in die Krise durch die euch aussuchen.

00:04:37: Der deutschen Unternehmen geben ihren internen Prozessen keine Struktur.

00:04:42: Diese fehlen den Strukturen, führen zu mehr Aufwand, führen zur Doppelarbeit, führen zum Kosten und vielen zu Fehlern die am Ende der Tage eine Menge Geld kosten.

00:04:49: Wir bringen nur damit ihr mal wisst von welcher Zahlendimension wir reden.

00:04:53: Wir haben etwa drei Komma zwei Millionen kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland.

00:04:57: Achtzig Prozent von denen sind Kleinstunternehmen mit wenig als zehn Mitarbeitern.

00:05:01: Zwei Komma sechs Millionen Betriebe.

00:05:03: ja, die gehören zu den kleinsten Unternehmen.

00:05:07: Ich schwöre euch, von denen haben keinen Organigramm.

00:05:10: Habe ich nicht nachgemessen?

00:05:11: Meine Schätzung!

00:05:13: Der entscheidende Punkt ist das Organogramm ein Organgramm.

00:05:18: Nicht das Ergebnis ist von Struktur sondern Organagramm ist der Beginn von Strukturen.

00:05:25: und für alle die jetzt gerade kurz denken, warte mal kurz Organi-Gramm, was war denn da nochmal?

00:05:30: Organi Gramm ist eigentlich eine Darstellung deines Unternehmens.

00:05:35: Wer macht was, wer entscheidet was und vor allen Dingen wer berichtet an wen.

00:05:41: Das ist eine Baumstruktur.

00:05:43: oben steht der Geschäftsführer oder Inhaber das werde in der Regel hier sein und in der zweiten Ebene kommen die Funktionen die so ein Unternehmen benötigt.

00:05:53: also sagen wir mal Einzelhandelsgeschäft benötigte Waren Einkauf Benötigt Verkauf Präsentation benötigt, finanzen benötigte Verwaltung und so weiter.

00:06:07: Also Funktionen die in so einem Unternehmen vorkommen.

00:06:11: Und zwar alle.

00:06:12: ihr müsst alle Funktion alles was gemacht werden muss in eurem Unternehmen Marketing habe ich gerade noch vergessen Muss alles in diesem Organigram untergebracht werden.

00:06:21: Eine Organigram ist wenn ihr anfängt es aufzustellen immer immer immer In Worten immer menschenleer.

00:06:29: Es geht nicht darum Menschen hinzuschreiben und damit Feilen zu verbinden, sondern es geht auch um die Funktionen, die in eurem Unternehmen gefüllt sein müssen ausgeführt werden müssen.

00:06:39: Zu benennen nämlich die Function, die ihr braucht, damit dieses Unternehmen läuft.

00:06:44: Und das können auch in einem Kleinstunternehmen relativ viele sein.

00:06:47: In einer Steuerbundenskanzlei, ich sagte ja gerade schon, wir wollten dass relativ viele Funktion, die ausgefüllt werden mussten und die habe ich anfangs alle ausgefült weil ich eben keine Mitarbeiter habe hatte, was sich dann sehr schnell geändert hat.

00:07:02: Ich habe das... Man sagt ja immer, man soll immer viel mit Praxisbeispielen arbeiten.

00:07:08: Das ist jetzt immer ein bisschen schwierig weil da dauert der Podcast hier drei Tage Wenn ich in einen Unternehmen komme und dort zwei Dinge vorherrschen Entweder die stecken irgendwie fest oder aber sie stecken so fest dass sie eine Krise sind.

00:07:22: Das sind eigentlich so die Normalfälle Also die kommen nicht voran Es geht aber noch Oder aber diese sind kurz vor Exitors.

00:07:29: Und wenn ich dann diese Unternehmen nach einem Organigramm frage, dann ist die allerbeste Antwort, die ich bekomme.

00:07:34: Ja haben wir mal gemacht?

00:07:37: Müsste ich mal suchen!

00:07:39: Die Standardantwort ist, äh, Organi... Nee, haben wir nicht.

00:07:43: Das heißt in diesen Unternehmen fehlt komplett eine Struktur einer aufgeschriebene Klarheit darüber wer macht was, wer entscheidet was, Wer berichtet wem.

00:07:54: und Ich kann euch hunderte von Geschichten erzählen.

00:07:58: Eine aus dieser Woche, heute ist zum Zeitpunkt der Aufzeichnung Mittwoch.

00:08:05: Aus dieser Woche ein Mitarbeiter eines Mandanten erzählt mir, er sollte für mich eine Kundenanalyse machen.

00:08:11: Ich sage hast du das fertig?

00:08:12: Du druckst so rum und sagst ja ich habe damit angefangen.

00:08:16: Keine gute Antwort.

00:08:17: Hast du das Fertigjahr oder nein?

00:08:19: Dann pass auf die geschichte Gewerte.

00:08:20: Ich habe damit angefangen und dann hab' ich wieder aufgehört.

00:08:23: Du hast meine Aufmerksamkeit.

00:08:24: Ja, ich habe da mit angefangen Und dann kam ein Kollege rein und sagte zu mir, ich habe gestern oder vorgestern mal eine Kundenanalyse gemacht.

00:08:31: Und lag mir die auf dem Tisch geliehen.

00:08:32: Dann hab' ich aufgehört!

00:08:33: Ist ja ja aber dieser andere Mitarbeiter hatte doch wieder einen Auftrag... Noch ist er dafür zuständig, der arbeitet noch in einer ganz anderen Abteilung eigentlich.

00:08:40: Ja, sagt er das weiß denn nun nicht?

00:08:41: Weil auch dieses Unternehmen kein Organigramm hat.

00:08:45: Keine Zuständigkeiten hat.

00:08:47: Also haben zwei Mitarbeiter das Gleiche gemacht und haben viel Zeit für sich.

00:08:51: Der Mitarbeiter der eigentlich gar nicht zuständig war, dass aber wunderbar alles analysiert hat.

00:08:56: Hat er aber leider nur die Hälfte der Information.

00:08:58: Das heißt dessen Arbeit haben wir in Müll einmal geschmissen und nochmal von vorne angefangen.

00:09:02: Und das kommt dabei raus wenn ihr euer Unternehmen egal wie groß das ist, nicht organisiert.

00:09:09: Und dann noch was aus der Praxis.

00:09:10: Es ist viel viel leichter, wenn du ein einzigartiger Mensch bist, dir so einen Monsterorganigramm aufzubauen als dann den vierzig Leute bei dir rumrennen und du musst diese vierzig leute in diesem Organogramm unterbringen.

00:09:19: Das ist der schwierigere Weg!

00:09:21: Besser, ihr habt gleich beim Wachstum schon die organisatorischen Strukturen vorgedacht.

00:09:26: Wie gut das geht in der Praxis?

00:09:28: Da kommen wir nachher noch mal zu.

00:09:29: So, der Irrglaube den ihr habt ist mein Team weiß doch was zu tun ist.

00:09:34: Ja, die wissen diesen schon lange bei mir.

00:09:36: da weiß jeder, dass muss ich ihn nicht aufschreiben und das ist genau der Fehler kann ich euch auch nochmal.

00:09:41: fünfzehn Millionen Glücks Keks Sprüche zur Aufsagen.

00:09:45: Über Selbstverständlichkeiten muss man nicht reden.

00:09:47: Doch, muss man!

00:09:48: Weil für dich ist was ganz anderes selbstverständlich als für mich.

00:09:52: also müssen wir das aufschreiben.

00:09:54: Mein Selbstverständnis ist das wie es deins.

00:09:56: ach du hast ein anderes gut.

00:09:57: auf etwas einigen wir uns Also Aufschreiben oder als Handwerker wissen wer schreibt der bleibt So.

00:10:04: woran kannst du das merken?

00:10:05: dass du keine struktur hast?

00:10:06: Na immer dann wenn du die Entscheidung treffen musst von der Du eigentlich sagst Das könnte auch ein anderer entscheiden.

00:10:12: Stichwort, welche Farbe haben die Blöcheln auf dem Klopapier?

00:10:15: Oder aber... Die Mitarbeiter müssen immer wieder zu dir kommen und sich Genehmigungen einholen oder oder oder.

00:10:22: Also permanent steht einer vor deinem Schreibtisch und will irgendwas und du bist leicht genervt weil du denkst Leute denkt auch mal nach könnt ihr auch von alleine draufkommen.

00:10:29: Das ist nicht der Fehler der Mitarbeiter.

00:10:31: Ist Deiner!

00:10:31: Ist nämlich dein Laden.

00:10:33: Es gibt eine Menge Studien zur Unternehmenskrisen.

00:10:39: Es ist eine Studie aus den Siebzigerjahren, die hat Krisenstadien festgestellt in so sieben Krisen-Stadien.

00:10:44: Und die erste Krise trifft ein Unternehmen dann wenn dieses Unternehmen sieben Mitarbeiter hat und diese Krise nennt sich Führungskrise.

00:10:53: Du versuchst als Gründer alles selbst zu entscheiden, alles selbst zum Machen überall dabei zu sein.

00:10:57: das geht, soweit man mal nach meiner Erfahrung bis zur maximal fünf Mitarbeitern geht.

00:11:01: das noch so einigermaßen gut.

00:11:03: Dann bist du aber auch schon echt stramm am arbeiten und bei sieben Mitarbeiteren und mehr wirst du der Engpass, der Flaschenhals und das System funktioniert nicht mehr unter gerätselnwirtschaftliche Schwierigkeiten.

00:11:14: Und liebe Leute, das ist kein Schmu und das ist hier keine Beraterglaskugel sondern das sind Zahlendatenfakten.

00:11:22: Das Problem ist dass ihr zum Teil ein Unternehmen mit zwanzig dreißig Mitarbeitern immer noch so führt als wären das vier Mitarbeiter.

00:11:32: Das funktioniert nicht!

00:11:34: Das kann nicht funktionieren.

00:11:37: Das ist gesetzt der Logik, dass ihr als einzelner Mitarbeiter das nicht könnt.

00:11:41: Ich werde dazu demnächst – ich habe schon in einer Podcast-Folge das erwähnt aber eine neue Folge machen – ihr beginnt bei so ab zehn, zwölf, fünfzehn Mitarbeitern, begibt ihr euch in die sogenannte Todeszone.

00:11:53: Das ist genau die Zone wo viele Unternehmer scheitern.

00:11:57: Ihr seid zu groß und klein zu sein, zu klein um groß zu sein und wenn ihr euer Führungsmodell dann nicht ändert, dann habt ihr verloren.

00:12:03: Verloren habt ihr aber schon weit vorher Nämlich dann, wenn ihr eure Unternehmen keine Struktur gebt.

00:12:09: Ich will euch einfach mal so ganz grob vorrechnen was das bedeutet.

00:12:13: Stellt euch vor durch einen Fehlensorganigramm dadurch dass ihr Zeit verschwendet habt ihr bei fünf Leuten sagen wir mal fünf Minuten am Tag.

00:12:21: Das ist wirklich nicht viel.

00:12:23: die Erfahrung zeigt es ist viel mehr Zeit.

00:12:25: also ich nehme das als Rechenbeispiel fünf Minuten Fünf Mitarbeiter, fünf Minuten werden verschwendet.

00:12:31: Dadurch dass ihr kein Organigramm habt das ihr nicht wisst wer macht was wer berichtet an wehen und so weiter.

00:12:37: Das Jahr hat circa zweieinundfünfzig Arbeitstage.

00:12:40: wir ziehen mal ein bisschen ab für Urlaub und Krankheit bleiben wir immer bei zweihundertzweiundzwanzig Arbeitestagen.

00:12:46: Fünf Minuten, fünf Mitarbeiter Mal zweiehundert zwanzig Arbeitstage sind Zweiundunzig Komma fünf Stunden die ihr nur verschwendelt Wenn ihr fünf Minuten am Tag, jeder eurer Mitarbeiter fünf Minuten, am Tag verschwendet weil die irgendwo hinrennen müssen und jemand fragen muss was eigentlich nötig wäre.

00:13:04: Zweiundneunzig Komma Fünf Stunden das sind über zwei Mannwochen bei der vierzigstunden Woche.

00:13:10: Über zwei Mann Wochen Frau Wochen wie auch immer.

00:13:13: Das müsst ihr euch auf der Zunge zergehen lassen für fünf Minuten Zeitverschwendung.

00:13:17: Die Wahrheit ist aber dass ihr mehr als fünf Minuten verschwendete.

00:13:21: garantiert.

00:13:23: Könnt ihr das verhindern?

00:13:24: Ja, könnt ihr verhinderen.

00:13:26: Nämlich genau dadurch dass Ihr Systeme schafft.

00:13:30: Ihr wisst ja, System schlägt Intensität immer!

00:13:34: Also was ist die Lösung?

00:13:36: Organigramm aufbauen und wir schauen uns jetzt mal gemeinsam an wie du so ein drei Ebenenorganogramm für ein kleines Unternehmen aufbaust.

00:13:44: Nur die drei Ebnen.

00:13:47: das einfach, das machbar und wirkt quasi ab sofort.

00:13:50: So Hauptpunkt eins ist die Rollenebene.

00:13:53: Also was muss getan werden?

00:13:55: Nämlich die Funktionen in meinem Unternehmen.

00:13:57: Ihr könnt euch ja mal so ein, man nennt das im Berater sprich einen ideal typischen Wertschöpfungsprozess angucken.

00:14:04: also was macht euer Unternehmen eigentlich?

00:14:05: womit verdient ihr Geld?

00:14:07: ich gebe euch ein Beispiel anhand eines Großhandels.

00:14:10: Was macht einem Großhandel egal für was der Großhändler ist?

00:14:14: Der kauft Ware ein Dann muss er weil ein Großhandelt ist die Ware in ein Lager stecken.

00:14:20: dann Kommissioniert er die Ware um, das heißt er pack große Pakete in kleine Pakete.

00:14:25: Danach hat er entweder eigene Fahrzeuge oder bestellt irgendjemanden dahin.

00:14:30: der holt die Pakete ab und verbringt sie irgendwo hin.

00:14:34: Es muss eine Rechnung geschrieben werden.

00:14:36: jemand muss darauf aufpassen dass die Kohle eingeht Und das vorzugsweise irgendwo vermerken.

00:14:41: und dann habe ich noch ein paar Verwaltungsaufgaben zu machen, sonstige Aufgaben.

00:14:45: Aber der ideal typische Wertschöpfungsprozess in einem Großhandel besteht aus genau diesen Funktionen ich muss Dinge einkaufen Ich muss sie einlagern, ich muss sie kommissionieren und versenden Und ich muss eine Rechnung schreiben.

00:14:59: Fünf Punkte Würde man also einen Organigramm aufbauen für ein Großhandeln Ein ganz einfaches Organogramm?

00:15:07: dann bestünde es in der zweiten Ebene genau aus diesem fünf Funktion.

00:15:11: Du hast oben drüber den Inhaber und Geschäftsführer, unten drunter in der zweiten Ebene Einkauf, Lager, Kommissionierung, Versand, Rechnung, Schreiben oder Finanzen wie immer ihr das nennen wollt.

00:15:23: Und dann könnt ihr gerne Verwaltungen sonstiges machen.

00:15:26: da könnt ihr alles drunter packen aus dem ihr keine eigene Abteilung machen wollt.

00:15:30: So Struktur vor Menschen.

00:15:33: Es kommt an dieser Stelle in keiner, keiner und keiner Weise darauf an wie viele Leute bei dir arbeiten.

00:15:38: Es kommt nur darauf an welche Tätigkeiten müssen ausgeführt werden.

00:15:42: Keine Menschen!

00:15:43: Nur Tätigkeit ganz wichtig.

00:15:46: Dann setzt ihr eine Entscheidungsebene auf als zweiten Schritt.

00:15:50: das heißt wer in dieser Struktur darf Dinge sofort selbst entscheiden?

00:15:56: Wer darf selbst entscheiden muss aber die da drüber stehende stelle informieren?

00:16:02: Und wer muss erst fragen und dann entscheiden?

00:16:05: Und zwar nicht nur wer, sondern auch in welchen Fällen muss derjenige das tun.

00:16:09: Ganz einfach!

00:16:11: Drei Punkte Ich darf sofort selber entscheiden ohne jemanden Fragen zu müssen ich darf selber entscheiden muss aber informieren ich muss erst Fragen und dann darf ich entscheiden.

00:16:21: drei Punkte mehr nicht Klingt aufwendig?

00:16:24: Nö ist es nicht.

00:16:25: Sehr sehr einfach.

00:16:26: net man Stellenbeschreibung.

00:16:27: Das ist sagen wir mal der Anfang einer Stellenbescheidung.

00:16:30: also Darf der Einkäufer die Bestellung selber auslösen?

00:16:34: Muss er vorher jemanden fragen, muss er jemand informieren wenn er eine Bestellungen ausgelöst hat.

00:16:39: Das ist einfach für euch zu organisieren und immer dran denken.

00:16:45: Thema auch gewesen in der letzten Podcastfolge.

00:16:49: wer entscheiden darf denkt mit.

00:16:52: Wenn du deinem Team Entscheidungskompetenz gibst dann gewinnst Du Mitarbeiter statt Befehlsausführer.

00:16:57: Und das ist das was du willst.

00:17:00: Du willst, dass die Leute mitdenken.

00:17:02: Wenn sie dich permanent fragen müssen weil nichts geregelt ist dann erziehst du die Leute zum Nicht-Denken.

00:17:10: also du willst Mitarbeiter haben die auch mal was alleine entscheiden?

00:17:12: Dann lasse ich ja auch bitte!

00:17:15: Teil drei für dieses Organigramm ist die Wachstumsebene.

00:17:19: das heißt also du musst zu sehen, dass das Organogramm lebendig bleibt.

00:17:22: Das sind nicht Moses Steintafeln.

00:17:25: ein Organigramm lebt, das verändert sich.

00:17:27: Weil auch sich die Rahmenbedingungen in eurem Unternehmen verändern weil sich euer Unternehmer selber verhindert und es verändert sich Dinge.

00:17:33: da kommt ein Superheld zu euch ins Unternehmen der Dinge ganz toll macht.

00:17:38: dann musst du im Zweifel dein Organogramm darauf einstellen.

00:17:41: also super wäre wenn du fülljährlich halbjährlich dich mit deinem Team hinsetzt dass du aufkennst das ist unser Organgramm.

00:17:49: stimmt das hier noch leben wir das vor allem was da drin steht.

00:17:54: wichtig ist auch noch für mich als Berater in diesen Unternehmen.

00:18:00: Diese zweite Funktionsebene, die ihr aufbaut, das ist euer Führungsteam.

00:18:04: Wenn euer Unternehmen groß genug ist dann sind das die Abteilungsleiter Das sind die Leute Die ihr irgendwo hin zum Essen einladet und mit denen über die Strategie des Unternehmens zu sprechen Mit denen ihr redet über Dinge die gut laufen wie schlecht laufen.

00:18:18: was müssen wir verbessern?

00:18:19: Was müssen wir verändern?

00:18:20: dass es euer führungstil die dritte Ebene darunter Das wäre zum Beispiel beim Einkauf, was weiß ich.

00:18:28: Der Untereinkäufer für alkoholische Getränke in anderer der Zelda einkauft und der übernächste da irgendwie andere Getränken einkaufen im Lager.

00:18:38: Da gibt es in der Lagerwirtschule, dann gibt es Leute die die Lkws abladen, da gibt es Leuten die den wahren Bestand erfassen mit so einem Pipip-Gerät vorzugsweise wie heißen sowas?

00:18:50: Scanner!

00:18:51: Es gibt mehrere Funktionen, die im Lager auszufüllen sind.

00:18:53: Das sind aber alles die Mitarbeiter des Lagerleiters.

00:18:56: Dann habt ihr einen Kommissionierer, das ist der, der die Bestellung irgendwie bekommt und dann diese großen Gebinde in eurem Lager zusammenpackt in kleinere Gebinde damit ihr das an die Kunden ausliefern könnt.

00:19:07: Das ist Kommissionierung.

00:19:09: Das muss er nicht alleine machen, der Leiter.

00:19:10: Der muss aber Leute haben, die das für ihn tun.

00:19:13: Und dann ist er nämlich der Abteilungsleiter von diesem Bereich Kommissionieren.

00:19:17: Und dann hast du den anderen Bereich Versand, da gibt es einen Versandleiter.

00:19:19: Da kümmert sich um die Touren und um die Fahrer.

00:19:22: Da kümmern sich darum, dass die Autos funktionieren.

00:19:24: Das im Zweifel ein Subunternehmer bereitsteht und den Versand übernimmt usw.

00:19:32: Darunter kommen eben die Leute, die diesem Abteilungsleiter zuarbeiten.

00:19:36: Wichtig bei so einem Organigramm, das solltet ihr auch versuchen, den Leuten beizubringen.

00:19:40: Das ist immer die Frage wie die Philosophie bei euch ist.

00:19:44: Wenn ich in ein größeres Unternehmen komme, größer damit meine ich so ab zehn, fünfzehn Leute und da wird ein Organigramm neu eingeführt.

00:19:51: Dann ist es so dass mindestens in den ersten halben Jahr bis Jahr dieses Organigrammen sehr sehr strikt geliebt wird.

00:19:57: das heißt kein Lagerarbeiter geht zum Geschäftsführer oder zählt ihm irgendwas?

00:20:05: Ja im Sinne von Chef.

00:20:06: Ich möchte mich mal beschweren.

00:20:07: der hat sich an seinen direkten Vorgesetzten zu wenden.

00:20:10: Das könnte ihr ein bisschen vergleichen mit Bundeswehrbefehlskette.

00:20:13: ja Kein Obergefreiter rennt zum General und beschwert sich, das wird nicht passieren.

00:20:18: Also müsst ihr auch versuchen dieses Organigramm in größeren Einheiten wo ihr Organogramm erst einmal üben müsst wirklich sehr sehr strikt einzuhalten.

00:20:28: Wenn man das dann mal geübt hat Dann kann man vielleicht auch ein bisschen lockerer lassen.

00:20:34: Das kommt auch immer so ein bisschen drauf an welcher Branche ihr tätig seid oder was für Leuten ihr da tätig seit.

00:20:38: Ich kann euch sagen bei uns in der SRB Steuerberatung Da haben wir eigentlich also Gelebt keine Hierarchie-Ebenen.

00:20:46: Da gibt es nur Menschen, die halt besondere Dinge gut können und die sind dann die, die gefragt werden, wenn dieser Halt ansteht.

00:20:55: Das ist im Übrigen etwas was meiner Persönlichkeit sehr entgegenkommt.

00:21:00: man nennt das nämlich Anarchie.

00:21:03: Anarchi ist nicht Schaufen zu Scheiben einschmeißen, das ist Vandalismus.

00:21:08: Anarchy ist die maximale Abwesenheit von Obrigkeiten.

00:21:12: in einem guten Anarchischem System ist immer gerade der, der Chef.

00:21:17: Der die Sache, die gerade dran ist am besten kann.

00:21:20: Das finde ich gut!

00:21:22: Ich hasse es auf jemanden zu hören weil er drei Pommes auf der Schulter hat.

00:21:25: aber wenn jemand was besser kann als ich dann hänge ich an seinen Lippen und sage egal wie kann ich dir helfen dass du deine Sachen gut hinkriest bin ich sofort dabei auch hier im Unternehmen.

00:21:35: Wenn ein Mitarbeiter etwas besser kann, als ich, dann arbeite ich für den nicht da für mich.

00:21:40: Aber das muss halt ein jeder für sich selber entscheiden wie stark ihr das leben wollt.

00:21:45: Ich kann euch nur aus meiner Erfahrung sagen, eure Mitarbeiter fragt die doch mal was die so alles zu Hause machen also soweit sie das Büro verlassen.

00:21:54: Die setzen Kinder in die Welt, die können sogar ganze Häuser bauen und Inneneinrichtungen machen und Wände setzen und ich was Menschen alles in ihrer Freizeit machen.

00:22:03: Sie haben ganzen Schrebergarten und einen Flug.

00:22:06: Und dann kommen die in euer Unternehmen mit der Jacke hängen sich auch das Gehirn in den Schrank Und fangen dann zu arbeiten und bei jeder Kleinigkeit stehen die euch was soll ich machen.

00:22:19: Dann gehen sie nach Hause und bauen ein Haus, das ist so schizofrin oder?

00:22:23: Also kann es doch nur vieler in eurem System sein.

00:22:27: Das heißt also ihr habt eure Mitarbeiter dazu erzogen nicht selber zu entscheiden immer mit dem Arsch an die Wand.

00:22:35: Immer diese Cover-US-Politik kann man übrigens wunderbar sehen, wenn ihr ein paar mehr Leute seid und schaut mal auf die E-Mails, die rumgeschickt werden.

00:22:45: Wenn eure Mitarbeiter es für nötig halten, ihren alljahrwertesten an die Wand zu bringen, Cover-Us dann habt ihr siebenhundert Leute im CC bei E-mails.

00:22:54: Jeder der das irgendwie denes irgendwie betreffen könnte kriegt diese E-mail ab da jetzt damit zu tun hat oder nicht.

00:23:00: scheiß egal warum?

00:23:01: Weil ich als der Schreiber dieser e-mail mich hinstellen kann sagen kann Wieso habe ich euch doch erzählt?

00:23:07: Ihr hättet doch was sagen können.

00:23:08: Wieso, ich nix

00:23:10: schuld?".

00:23:11: Das ist das, was gemacht wird oder der Ausdruck davon ist ganz viele Leute im CC.

00:23:18: Ja,

00:23:18: d.h.,

00:23:18: zum Teil wenn ich in eine Unternehmensberatung hineingehe dann brauche ich da gar nicht hinfand.

00:23:26: Ich sehe schon an den ersten E-Mails die ich bekomme, was da los ist.

00:23:29: Da stehen nämlich acht Hundert Leute im cc und dann weiß Kein Organigram, keine Zuständigkeiten.

00:23:36: Keiner der einen Arsch in der Hose hat die Mitarbeiter alle Gehirn im Schrank damit mehr Kaffee im Kopf reinpasst.

00:23:42: Das kann ich eigentlich vom Telefon aus machen aber dann würde ich ja kein Geld verdienen.

00:23:45: also fahre ich denn dort noch mal dahin.

00:23:47: Ihr merkt schon das ist eines meiner Lieblingsthemen.

00:23:50: Organigram finde ich wirklich toll und finde ich außerordentlich hilfreich.

00:23:54: Und bitte dran denken ein Organigram ist kein Foto.

00:23:59: Ein Organigram is mir so empfehlen dass ändert sich über die Jahre.

00:24:05: Es kommt eine Funktion dazu, es fällt eine weg und so weiter.

00:24:08: Also das Organigram muss leben!

00:24:10: Und dieser Spruch den ich so oft höre, ja haben wir vor acht Jahren mal gemacht, liegt irgendwo in der Schublade weiß ich nicht.

00:24:18: Da kriege ich Pickel wenn ich den höre.

00:24:22: Okay, kurze Zusammenfassung, mal überprüfen ob das was ich euch anfangs versprochen habe, ob dass hier rüber gekommen ist.

00:24:28: also erstens ein Organigram ist überhaupt gar kein Konzerninstrument auch Aber es ist auch für kleine Unternehmen.

00:24:35: Es ist dein Werkzeug, als Inhaber eines kleineren Unternehmens um Klarheit zu schaffen!

00:24:42: Wer macht was?

00:24:43: Wer ist für wen zuständig?

00:24:44: Wer berichtet an wen?

00:24:46: Ja die Linien zwischen den Kästchen im Organigramm das sind eben genau die Linie die zeigen wer berichtet Anwen und Das übrigens bitte auch mit fünf Leuten oder gerade mit fünf leuten.

00:24:57: Zweiter Punkt, das Fehlen eines Organigramms macht dich zum Flaschenhals.

00:25:02: Und zwar nicht weil du das willst sondern weil du ein System gebaut hast dass er zwingt, dass du der Flaschehals bist und raus aus diesem Flaschenhals geht.

00:25:12: nur mit Struktur und ich kann es gar nicht oft genug betonen.

00:25:16: Struktursystem schlägt Intensität immer.

00:25:21: drittens ein gutes Organogramm hat drei Ebenen einmal die Rolle Was soll derjenige tun, die Entscheidenskompetenz und was darf derjenigen entscheiden?

00:25:29: Und ein lebendiger Update-Rhythmus.

00:25:32: Immer überprüfen.

00:25:33: stimmt das noch.

00:25:33: Stimmt das noch können wir besser werden.

00:25:35: Das reicht erst mal dass genügt das wirkt.

00:25:39: das ist gut für den Anfang.

00:25:42: Ja natürlich gibt es noch ganz viele andere Organisationsstrukturen aber ich will hier keine Vorlesung über Organigramme halten.

00:25:47: Wir sind ja nicht im BWL Seminar sondern das hier ist ein Podcast für Macher und Praktiker Und in der Praxis funktioniert das, was ich euch gerade eben gesagt habe für den Anfang wunderbar.

00:25:58: Wenn ihr weiter wollt wie immer bildet euch weiter, lest, guckt YouTube-Videos, klammer auf keine Katzenvideos zu sondern die anderen, die mit den Hunden und dann könnt ihr das Organigramm gerne weiter aufbauen.

00:26:11: aber Vorsicht dass ihr es nicht so kompliziert macht.

00:26:14: oder um mit ein Stein zu reden du sollst die Dinge so einfach machen wie irgendwie möglich aber nicht einfacher.

00:26:20: Gut!

00:26:21: Ich glaube Das darf es für heute gewesen sein.

00:26:25: Macht euch anders Organigramm ran, wenn ihr nicht weiterkommt und den Anfang nicht findet oder steckt, bucht einen Termin mit mir – ich helfe euch gerne!

00:26:36: Und zum Schluss wie am Ende einer folgenden Folge der Workhard-Buttsmart-Tipp, den du an diesem Wochenende umsetzen wirst.

00:26:47: Das Wetter ist schön alle sind draußen sitzen irgendwo rum im Biergarten grillen Wundervoll, alle haben was vor.

00:26:55: Keiner nervt dich!

00:26:57: Du gehst ins Büro oder setz dich irgendwo anders hin.

00:26:59: Nimmst dir einen A-III Zettel, nimmst den Stift und malst deinen Organigramm auf.

00:27:05: Damit es dir schön leicht fällt oben mal zu den Geschäftsführerhin.

00:27:08: das ist einfach unter drunter malst du alle Funktionen die in deinem Unternehmen notwendig sind.

00:27:16: Alle die du brauchst.

00:27:18: Dann nimmst du diesen Zettel, legt ihn zur Seite.

00:27:21: Nimmst den zweiten und machst aus dem Geschmire von gerade eben eine vernünftige strukturierte Ordnung in einer Baumstruktur.

00:27:28: Ebene eins der Chef, Ebene zwei deiner Abteilungsleiter, Ebne drei die Ausführungen Funktionen.

00:27:35: Das ist deine Aufgabe für das Wochenende wenn alle anderen Bier trinken weil Bier trinkend bringt ihn nicht weiter.

00:27:40: Organikamen bauen sehr wohl.

00:27:43: Und dann wenn du das fertig hast Dann nimmst du das Organigramm, setzt dich mit deinen Führungskräften hin oder mit wem auch immer aus deinem Betrieb.

00:27:51: Vielleicht mit allen vielleicht aber auch nur ein paar davon sagst guck mal hier Das ist unser Organogramm.

00:27:56: Erkennt ihr mein euer Unternehmen wieder?

00:28:00: Ist das so gut?

00:28:01: habt ihr Verbesserungsvorschläge und das ist der erste Schritt für Struktur Der erste Schritt in ein tolles System.

00:28:12: System schlägt Intensität Immer.

00:28:16: Viel Spaß dabei!

00:28:19: Das war Work Hardboard Smart, der Podcast für Unternehmerinnen und Unternehmer.

00:28:23: Wenn du heute eine einzige Sache mitnimmst dann bitte die setze dir diesen Wochenendtermin zwei Stunden ein leeres Blatt und anfängst an zu malen.

00:28:31: Es wird dich mehr überraschen als du denkst.

00:28:34: wenn dir diese Folge geholfen hat oder wenn du einen Unternehmer kennst der sich auch hinsetzen sollte mit dem Zettel- und Wachsballstiften um einen Organigramm zu malern Dann empfieh diese Folge, teil den Link.

00:28:46: Und wenn du Fragen hast, schreib mir!

00:28:49: Bis zum nächsten Mal denkt dran, harte Arbeit ist gut aber nur smart wird sie wirksam.

00:28:54: Uwe Karpatt Smart bis bald.