#3: Prozesse, Prozesse! – Wer sie im Griff hat, hat Erfolg!

00:00:01: Herzlich Willkommen zum Work Hard but Smart Podcast, dem Podcast für Unternehmerinnen und Unternehmer.

00:00:08: Ich bin Olaf Rosenbaum, ich bin Steuerberater und Strategieberater.

00:00:11: In diesem Podcast zeige ich dir, wie du aus deinem Betrieb ein strukturiertes und profitabeles Unternehmen machst.

00:00:16: Du bekommst Anregungen, du bekommst Impulse, Denkanstöße, aber vor allem klare, direkt umsetzbare Tipps, mit denen du, wenn du willst, morgen schon loslegen kannst.

00:00:25: Ohne Bullshit Bingo.

00:00:26: Ohne Berater, blablabla.

00:00:27: Danke, dass du dabei bist.

00:00:29: Und nur nicht lang schnanken, rein ins Vergnügen.

00:00:35: Da sind wir wieder, Folge drei, Work Hard Batsmart Podcast.

00:00:40: Was erwartet dich heute?

00:00:41: Worum geht's in der Folge drei?

00:00:43: In Folge eins haben wir einmal das Work Hard Batsmart System in einem groben Überflug uns angeschaut.

00:00:49: Folge zwei hat sich beschäftigt mit der Komponente Mensch aus dem Dreiklang Menschenprozesseprodukte und Wunder am Glaubskraum.

00:00:57: Die heutige Folge beschäftigt sich dann mit dem ersten P aus dem Dreiklang Menschenprozesseprodukte, nämlich genau mit den Prozessen.

00:01:05: Ich bin heute mal wieder nicht alleine, darüber freue ich mich sehr.

00:01:09: Birgit Ersparis bei mir.

00:01:10: Birgit, herzlich willkommen auch in Folge drei unseres Podcasts.

00:01:14: Herzlich willkommen, lieber Olaf und herzlich willkommen, liebe Hörer und Hörerinnen.

00:01:19: Das ist die Folge, auf die ich mich ganz besonders freue, weil ich ahne, dass dieses Thema Prozesse so ein zentrales Thema sein könnte, nicht nur in unserem Unternehmen, sondern auch in dem Deiner darf man schon Fans sagen.

00:01:33: Natürlich.

00:01:35: Sehr gut.

00:01:38: Sehr gut.

00:01:39: Aber jetzt sind zwei Folgen draußen.

00:01:41: Wie ist das Feedback?

00:01:42: Durchweg positiv, kann ich sagen.

00:01:45: Wir haben anständige Downloadzahlen, kann man sagen, und das Feedback, das ich so bekomme aus meiner Hut, ist doch durchaus positiv und mit der Aufforderung weiter zu machen und die einzelnen Themen noch weiter zu beleuchten.

00:02:02: Das würde mir natürlich sehr helfen, wenn ich Hinweise kriegen könnte von euch da draußen, was euch insbesondere interessiert.

00:02:10: In welcher Aspekte von Work Hard but Smart, von Menschenprozesseprodukten, sollen wir tiefer einsteigen.

00:02:15: Das ist sehr hilfreich.

00:02:16: Ich habe da schon eine recht annehmbare Liste, also die folgende Abfolge fünf sind thematisch auch gesichert.

00:02:22: Wow, das ist sehr cool.

00:02:24: Insofern, es motiviert mich zum Weidermachen.

00:02:29: Ja, ja.

00:02:29: Dann machen wir es halt auch.

00:02:30: Dann machen wir das.

00:02:31: Und heute tauchen wir in ein themativ ein, die Prozesse, also dieser zweite Teil deines Programms.

00:02:38: Olaf, warum sind Prozesse deiner Meinung nach so entscheidend für unternehmerischen Erfolg?

00:02:43: Aus meiner Sicht entscheiden Prozesse nämlich genau darüber, über den Erfolg oder über den nicht Erfolg.

00:02:49: Das ist aus meiner Sicht der zentrale Bestandteil in einem Unternehmen, dass die Prozesse sauber funktionieren.

00:02:54: Ich beschäftige mich schon seit ewigen Zeiten mit Prozessen.

00:02:58: Das ist, kann man sagen, ein Hobby von mir.

00:03:00: Andere Leute kaufen sich ein Aquarium, ich kaufe mir ein Buch über Prozessmanagement.

00:03:03: Das habe ich früher schon getan, mache ich heute Nicht mehr ganz so viel, weil ich die meisten Bücher schon kenne, aber Prozesse entscheiden darüber, ob du in deinem Unternehmen gewinnen machst, ob die Leute zufrieden sind, ob das Produkt oder die Dienstleistung, die rauskommen soll, auch tatsächlich die Qualität hat, die sie haben soll.

00:03:25: Also Prozesse sind sehr, sehr entscheidend und das Lustige ist aber... in sehr sehr vielen Unternehmen und zwar in der Größenordnung, in der wir uns hier bewegen, das sind kleinst klein und mittlere Unternehmen.

00:03:37: Da ist Prozessmanagement häufig nicht auf der Agenda, für mich völlig unverständlich, aber das ist die Realität.

00:03:44: Auf Konzernebene und so weiter ist das überhaupt kein Problem, da gibt es Prozesse.

00:03:48: Man wundert sich allerdings manchmal, was da abgeht, dass es auch nicht immer alles so richtig toll.

00:03:53: und wenn man sich dann allerdings auf der anderen Seite die Könige vom Prozessmanagement anguckt.

00:03:58: wie z.B.

00:03:59: McDonald's oder andere Systemgastronomie, dann kann man auch beobachten, dass man es bei den Prozessmenschen noch ein bisschen übertreiben kann.

00:04:07: Olaf, das finde ich super, dass du das mit der Gastronomie erwähnst, weil das ist etwas, wo wir als Hörer oder als Unternehmer, die sich damit auch beschäftigen, selber mal hingucken können.

00:04:16: Also das Spannende ist ja, wenn man sich jetzt nach deiner Folge mit dem Thema Prozesse beschäftigt, dann hat man die Chance, in anderen Unternehmen zu schauen, passen deren Prozesse.

00:04:26: Und ich glaube, dass die Prozesse nicht nur für den unternehmerischen Erfolg wichtig sind, sondern auch für die Außenwirkung.

00:04:34: Richtig.

00:04:35: Man muss nur ein bisschen aufpassen, wenn man das so macht wie ich.

00:04:38: Ich werde wahnsinnig, wenn ich in der Gastronomie sitze und dort mir die Prozesse angucke, bis dahin, dass ich schon mal aufgestanden bin und da ein Unternehmer direkt angesprochen habe, gesagt habe, pass mal auf, ich gebe dir jetzt drei Tipps.

00:04:50: Wenn du das so und so und so machst, dann läuft es bei dir besser.

00:04:53: Man fand ja nicht so toll, weil ... Aber ich habe mich auch entschuldigt.

00:04:58: Ich habe gesagt, es ist eine Berufskrankheit.

00:04:59: Ich kann da nichts für das.

00:05:00: So eine Art Prozess-Tourette.

00:05:02: Ich werde manchmal wahnsinnig, wenn ich sehe, wie ein Unternehmen gearbeitet wird.

00:05:07: Da kann ich dann tatsächlich auch nicht aus meiner Haut.

00:05:10: Aber ja, gerade in der Sistilgastronomie sehr, sehr spannend zu beobachten, wie weit man es vertreiben kann, wenn wir es an so Ketten denken wie Vapiano, was ja auch dann tatsächlich einen Einfluss darauf hat, welche Mitarbeiter ich auswähle.

00:05:22: Also bei Vapiano haben ... natürlich überhaupt keine ausgebildeten Köche am Bock gestanden, sondern die haben eine Liste gehabt, wann sie was reinschmeißen.

00:05:33: Im Privatbereich kann man das sehen, zum Beispiel bei Thermomix.

00:05:36: Selbstverständlich, als begeisterter Process Management Anhänger habe ich so ein Ding, und böse Zungen behaupten ja, das habe mit Kochen nichts zu tun.

00:05:46: Und genau genommen ist es auch richtig, tatsächlich bekommst du eine Anleitung, wann du die Prise seilst und wann du da ... will ich da Wasser reinkippen soll.

00:05:54: Das ist Prozessmanagement in Reinkultur.

00:05:56: Da hat sich jemand hingesetzt, hat ein Rezept für einen Eierfankkuchen ziert und hat genau die Reihenfolge aufgebaut, wann da was in den Topf rein muss und wie viel.

00:06:06: und also ich finde es gut, wenn man auf Prozessmanagement steht, findet man es toll.

00:06:12: Ich finde es grandios.

00:06:14: So, Olaf.

00:06:17: Haben wir das Problem, liebe Hörer, liebe Hörerinnen, hier sind zwei Thermomix-User im Podcast.

00:06:23: Und wir werden nicht abschweifen.

00:06:25: Wir werden jetzt ganz klar wieder beim Thema Prinzeste bleiben.

00:06:29: Aber

00:06:31: keine Thermomix-Verkaufsshow.

00:06:34: Ja, aber das ist, ich finde, das ist das Spannende dieses, dass ich selber als Unternehmer bei anderen hinschaue von anderen Lerner und eine Offenheit dafür entwickle, zu sagen, wo schaue ich denn da mal hin?

00:06:44: Und wo genau?

00:06:46: Also, da gehen wir jetzt mal rein und schauen mal, was du uns für Tipps gibt.

00:06:50: Du hast dann gesagt, dass es dich wundert, dass viele Unternehmer aus dem kleinen und mittelständischen Bereich sich dieses Thema gar nicht annehmen.

00:06:59: Woran liegt das?

00:07:01: Das hat, glaube ich, was mit Problembewusstsein zu tun?

00:07:04: in erster Linie.

00:07:06: Also, tatsächlich ist es ja so, jedes Unternehmen hat Prozesse.

00:07:09: Und jedes Unternehmen funktioniert ja auch auf die eine oder andere Art und Weise.

00:07:14: Ja, wenn jemand sagt, Bei mir ist es chaotisch, dass es ja ein hohes Lob, weil Chaos ist ja eine höhere Form der Ordnung.

00:07:21: Also ein chaotisches Unternehmen ist ja jetzt ganz weit vorne.

00:07:24: Tatsächlich funktionieren Unternehmen aber selten chaotisch gut, sondern besser funktionieren sie, wenn sie strukturiert sind.

00:07:31: Und die Menschen, die Unternehmer, die haben kein Problembewusstsein, weil auch... Die Kosten schlechter Prozesse, nicht in der gesellschaftlichen Auswertung zu finden sind, die stehen irgendwo.

00:07:42: Da gibt es keine Zeile, wo stehen Kosten durch schlechte Prozesse, sondern die verstecken sich irgendwie in anderen Kennzahlen, zum Beispiel in der Personalkostenquote oder in Kennzahlen, die gar nicht in der BGA steht, zum Beispiel, dass die Ausführung von bestimmten Aufträgen länger dauert, als sie eigentlich dauern sollte, als sie kalkuliert war.

00:07:59: Das sind Indizien dafür, dass schlechte Prozesse vorliegen.

00:08:03: Und ich starte eigentlich bei Beratung immer damit, dass ich dem Unternehmer mal aufzeige, was eigentlich piconniere finanziell das Problem ist.

00:08:12: Und vielleicht wollen wir mal zusammen auch so eine kleine gedankliche Zahlenreise gehen.

00:08:17: Das ist ein bisschen schwierig, weil wir in einem Audio-Modell sind im Podcast, aber ich versuche trotzdem so transparent rüber zu bringen, dass man die Zahlen nachvollziehen kann.

00:08:26: Ja, gerne.

00:08:27: Ausgangspunkt ist, dass wir uns mal vorstellen, jeder Mitarbeiter würde am Tag zehn Minuten durch schlechte Prozesse verschwenden.

00:08:35: Die sind einfach weg.

00:08:36: Und zehn Minuten aus meiner Erfahrung ist da überhaupt gar nichts.

00:08:41: Aber wir wollen die Leute nicht bang machen, aber

00:08:44: wir leben... Konzentrative Rechnung.

00:08:46: Ist nur so zum Anfütter.

00:08:48: Tatsächlich reden wir über Stunden und nicht über... Wenn wir zweieinhalbfünfzig Arbeitstage haben in... im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr, im Jahr.

00:09:24: dann reden wir davon, dass wir hundertsiebeneundachtzig verschwendete Jahresarbeitsstunden haben.

00:09:31: Einhundertsiebeneundachtzig Stunden, die durch diese Minuten täglich verloren gehen.

00:09:39: Ja, das heißt, das ist ein ganzer Mitarbeiter pro Monat.

00:09:43: Und den Kosten ausgedrückt, bei der der Gehaltsstruktur, die ich gerade genannt habe, sind das drei tausend neunhundert, fast viertausend Euro.

00:09:50: Nur Gehaltskosten.

00:09:52: Daran ist nicht enthalten, dass der Mitarbeiter in der Zeit, in der dem verschwindeten Prozess oder der verschwindeten Zeit nachschaut, ja auch nichts Produktives macht.

00:10:01: Das ist noch nicht mit drin, sondern das sind die Reingehaltskosten, das sind viertausend Euro.

00:10:06: Und das kann man natürlich potenzieren.

00:10:07: Also wenn ich nicht fünf Mitarbeiter habe, sondern zehn, dann verdoppelt sich das und dann kann sich, glaube ich, jeder draußen denken, wie die Rechnung weitergeht.

00:10:16: Das ist keine Raketentechnik, das auszurechnen.

00:10:18: Ich habe hier so eine Google-Tabelle auf, da... Führe ich den Mandanten dann immer gerne vor, was die schlechte Prozesse kosten.

00:10:26: Was ist ein schlechter Prozess?

00:10:28: Wo wird Zeit verschwindet?

00:10:29: Naja, alles, was dem Unternehmen gemacht wird, ist letztendlich ein Prozess.

00:10:34: Und das fängt beim Befüllen der Kaffeemaschine an und hört dann eben da auf, dass ein Werkstück oder eine Maschine oder was auch immer aus der Halle rausfährt zum Kunden.

00:10:43: Olaf, lass uns mal in einen so klassischen Prozess reingehen.

00:10:47: Also... Was betrifft viele Unternehmer?

00:10:50: Wovon sind viele Unternehmer betroffen?

00:10:52: Und wie kann ein solcher Prozess von dir beratend strukturiert und verbessert werden?

00:11:00: Also ich beginne eigentlich immer damit, dass ich in irgendeiner Form eine Lösung aufsetze, um Prozesse erstmal zu identifizieren und in einer Art Datenbank aufzunehmen.

00:11:10: Das kann nicht Excel-Tabelle sein oder Google-Tabelle oder was auch immer.

00:11:15: Habe es aufreischreibst irgendwie auf das.

00:11:16: Und dann nehme ich mir diese Prozesse, die für mich ein Problem sind, schreibe die da erst mal rein.

00:11:21: Und alle anderen, die mir so einfallen und die ich gerne strukturiert haben möchte, auch mit dazu.

00:11:27: Und dann versuche ich, Prozesse zu gewichten.

00:11:30: Die Gewichtungskriterien denke ich mir selber aus.

00:11:32: Also wie wichtig ist für mich ein Prozess?

00:11:34: Wie lege ich eine Reihenfolge fest?

00:11:36: Mit welchem Prozess fange ich an?

00:11:38: Und wenn ich dann zum Beispiel auf die Idee komme, dass ich so ein Prozess wie, nehmen wir mal, Urlaubsplanung.

00:11:44: weil das in jedem Unternehmen halt vorkommt, wenn der für mich ein Problem darstellt oder wenn der für mich in irgendeiner Form eine Wichtigkeit hat, dann nehme ich mir den eben und fange mit dem mal an, weil der relativ überschaubar ist und eben, wie gesagt, im Unternehmen relativ zentral ist.

00:12:02: Ich fange dann gerne damit an, dass ich einmal den Istzustand aufbaue.

00:12:07: Was heißt aufbauen?

00:12:09: Ich kann unterschiedliche Tools verwenden, um den Ist-Zustand eines Prozesses zu modellieren oder visuell sichtbar zu machen.

00:12:17: Was ich sehr, sehr gerne mache, ist, dass ich einfach eine Papierrolle auf einem Konferenztisch ausrolle und die Mitarbeiter haben dann ein Paket Post jetzt in der Hand und ein Adding, bitte in etwas dickeren Stift, weil ... auf diesen Postits, da soll keine Romanin stehen, sondern nur Stichworte.

00:12:36: Deswegen muss das Stift ein bisschen dicker sein.

00:12:38: Und dann klippt man einfach die einzelnen Prozessschritte dahin.

00:12:42: Und für mich als Moderator ist dann wichtig, dass ich darauf achte, dass die Prozessschritte klein genug sind oder groß genug, je nachdem.

00:12:52: Also wenn einer sagt, ja, dann trage ich mich in die Liste ein, dann stellt sich ja die spannende Frage, was ist das für eine Liste?

00:12:57: Wo kommt die hier?

00:12:58: Wo hängt die?

00:12:59: Wie trage ich mich ein?

00:13:01: oder liegt die irgendwo auf dem Server, weiß ich überhaupt, wo die ist.

00:13:04: Das muss ich alles in diesem Prozess definieren.

00:13:07: Und so baut man dann eben mit Post-its, die man dann auf dieser Paketrolle mit Feilen verbinden kann, den Prozess im Ist-Zustand auf.

00:13:17: Und sehr, sehr häufig, alleine durch die Visualisierung, sehe ich dann schon, wo es klemmt.

00:13:22: Meistens entstehen bei solchen Prozessen so Post-It-Wölkchen.

00:13:28: An irgendeiner Stelle sind ganz viele Posts jetzt alle auf dem selben Fleck und da muss jetzt kein Prozessmanagement nie sein, um zu erkennen, dass da für Bulle hier irgendwas nicht so richtig

00:13:36: hinhaut.

00:13:37: Ja.

00:13:38: Aber was für eine tolle Idee, das so mal zu visualisieren, dass man das durch diese Methode Tapetenrolle oder Packpapierrolle erkennen kann?

00:13:47: Ja, das ist sehr hilfreich.

00:13:49: Es ist analog.

00:13:50: Es ist gerade zum Einstieg in das Prozessmanagement sehr hilfreich.

00:13:54: Bitte, wir reden hier.

00:13:55: Nicht über ein Prozess, wo es darum geht, eine Produktionsstraße für ein neues Kfz aufzubauen mit achtundzwanzig Robotern abzunehmen.

00:14:05: Das sind wir mit der Paketrolle, der noch relativ schnell am Poller.

00:14:08: Ja, aber das ist ja das Schöne.

00:14:10: Ich finde, das ist immer wichtig auch für unsere Hörer und Hörerinnen, dass man nicht den Maschinenraum schließen muss, wenn man sich das Thema annimmt, sondern dass man mal mit einem Thema, sei es die Urlaubsplanung, anfängt, Spaß an der Methode entwickelt und dann sagt, okay, und jetzt der nächste Prozess und der nächste.

00:14:25: Und irgendwann bin ich dann in diesem Maschinenraum.

00:14:28: Ja, ganz genau.

00:14:28: Irgendwann kann ich dann an meine zentralen Produktionsprozesse ran.

00:14:31: Da würde ich nicht mit anfangen, wenn ich mich dem Thema Prozessmanagement widme, sondern ich würde solche Prozesse nehmen, die ich... Überblicken kann, von denen ich weiß, was nachher am Ende rauskommt.

00:14:41: Das ist dann auch wichtig, wenn ich dann anfange, den IS-Prozess umzubauen, dass ich zunächst mal ein Zielfoto definiere.

00:14:50: Dass ich also sage, was soll denn da als Prozess rauskommen?

00:14:53: Da könnte zum Beispiel sein, ich möchte, dass die Urlaubsplanung ohne manuelle Eingriffe komplett digital und automatisiert in unserem Unternehmen abläuft.

00:15:05: bedeutet und heißt immer dahingestellt, aber das könnte ein Zielfoto sein.

00:15:09: Und wenn ich das habe, dann kann ich mir jetzt mein Ist-Prozess nehmen und kann den mit diesem Ziel im Hinterkopf einmal neu aufbauen.

00:15:16: Und neu aufbauen bedeutet, dass ich mir schlicht ergreifen, die Post ins nehme und in andere Reihenfolgen bringe oder Posts dazu packe, welche wegnehme.

00:15:26: Ich sehe wirklich häufig in Unternehmen noch so diese alten Krankenkassenkalender, wo da stehen dann die Mitarbeiter in so einer Liste drinnen, wenn der Kreuz hingemacht, wenn die Urlaub haben.

00:15:36: Und wenn dann Mitarbeiter vor einem stehen und sagen so, ja, wie kann man das digitalisieren?

00:15:42: und da müsste man ja einen Tool haben und so weiter.

00:15:44: Und manchmal lautet die Lösung dann schlicht und ergreifend Outlookkalender oder Googlekalender.

00:15:50: Also auch damit kann man Urlaubsplanung machen, wenn das Unternehmen nicht zu groß ist.

00:15:54: Ja, ja.

00:15:55: Also man muss nicht immer spezielle Tools da machen.

00:15:59: Wenn ich das dann geschafft habe, wenn ich dann diesen Prozess analog gebaut habe und der fluffig ist und funktioniert, dann kann ich ihn erstmal nochmal testen, ob der wirklich gut funktioniert.

00:16:10: Das kann man entweder mit so einem Trockenlaufen machen.

00:16:12: Das heißt, ich simuliere jetzt einmal so eine Urlaubsplanung und gehe das Schritt für Schritt durch.

00:16:18: Die Alternative dazu wäre, das einfach auszuräumen und zu gucken, was passiert.

00:16:24: Wulauf, da habe ich direkt eine Frage.

00:16:25: Du sagst, jetzt mach mal noch mal so einen Trockenlauf.

00:16:27: Kommt das schon, dass bei diesem Trockenlauf auf einmal nochmal Prozessschritte aufploppen, die gar nicht auf der Rolle stehen, weil man erst bei diesem Probelauf sieht, ach stimmt, das war ja auch noch.

00:16:39: Das ist der Standard.

00:16:40: Das passiert permanent.

00:16:43: Das wird richtig wie ein Theaterspiel, das ist ein Rollenspiel.

00:16:47: Die Rechnungen müssen irgendwohin damit sie bezahlt werden.

00:16:50: Das fängt ja damit an, dass der Postbote irgendwie die Rechnung im Briefkasten steckt, wenn sie denn noch per Brief kommt.

00:16:56: Also geht einer vor die Tür mit dem Brief in der Hand und spielt Postbote, sagt Ding Dong.

00:17:00: Jetzt geht er die Tür auf, wer geht denn dann jetzt dahin?

00:17:04: Wer nimmt denn die Post und wo schmeißt er sie hin?

00:17:05: Und dann kommen manchmal so Sachen zum Tragen, die du vorher nicht bedacht hast.

00:17:08: Beispiel, es gibt ein Postkorb und in dem trockenen Lauf, in der Simulation hat dann der Mitarbeiter diesen Brief aber mit an seinen Arbeitsplatz gelungen und die Schulare gestellt.

00:17:17: Was machst du denn da?

00:17:18: Dann mache ich immer so.

00:17:20: Und der Kollege daneben, der sagt, wenn ich den frage, wenn Sie jetzt die Poste rausnehmen, wie machen Sie das?

00:17:25: Nein, ich bringe die gleich zum Chef.

00:17:27: Also haben zwei Leute die Posten gegengenommen, aber unterschiedliche Dinge gemacht.

00:17:31: Das kann ich mir natürlich so in so einem trockenen Lauf nicht ausdenken.

00:17:34: Aber das kommt dann zum Tragen.

00:17:37: Und auch andere Dinge, das du merkst, es fehlt auf einmal eine Checkliste oder aber... Das Gerät, das du bedienen sollst, befindet sich an einer ganz anderen Stelle als da, wo du jetzt gerade im Moment bist in dem Prozess.

00:17:48: Also das ist der Standard.

00:17:50: Also ein Trockenlauf kann da...

00:17:52: Man würde jetzt ja denken, warum schickt er das in die Schublade?

00:17:54: Möglicherweise, weil dieser Postgab gerade in einem anderen Gebäudetrack ist oder auf einer anderen Etage.

00:18:00: Und man denkt, wenn ich gleich hoch gehe, dann nehme ich die Rechnung mit.

00:18:03: Exakt.

00:18:04: Und damit er nicht irgendwie auf meinem Schreibtisch in die Krammel kommt, schmeiße ich den in die Schublade.

00:18:09: Und wenn wir zwischendurch dann irgendwie Loch auf den Kopf will, dann bleibt der Brief da, bis zum Sagen, ne mal eins da, in der Schublade, ich denke.

00:18:16: Ja, ich habe bei solchen Prozessmanagement-Ding dann auch gerade, was die Rechnung, das Rechnungshändling angeht, auch mal so Holztouren entdeckt, die da im Sekretariat hinter der Mitarbeiterin standen, wo einfach die Post reingeschmissen wurde.

00:18:32: Und man hat sich gewonnen, dass dauernd Mahnungen in das Unternehmen flattern.

00:18:35: Ja, Wahnsinn.

00:18:36: Ja, Wahnsinn.

00:18:38: Es gibt schon merkwürdige Dinge da, aber wie gesagt, dadurch, dass man diesen Prozess dann wirklich einmal komplett nachspielt, kann man auch da entdecken, wo es hakt.

00:18:47: Im Übrigen, wenn man sich das gerne mal so live in den Farben angucken möchte, dann empfehle ich einen Film, nämlich The Founder, wo die Geschichte von McDonalds nacherzählt wird, ein bisschen fiktional, da stimmt wohl nicht alles drin, aber... Und was man auf jeden Fall sehen kann, ist, wie die beiden McDonald-Brüder diese Prozesse aufgebaut haben.

00:19:08: Die haben sich nämlich auf den Tennisplatz gestellt, auf eine Leiter, haben unten auf dem Fußboden ihre Küche aufgemalt und haben dann von oben auf der Leiter stehend geguckt, wie das Personal dann mit diesen imaginären Geräten, die da auf dem Tennisplatz im Fußboden eingeritzt waren, wie die dann sich in dem Restaurant bewegen.

00:19:26: So ist eigentlich das Prozessmanagement bei McDonald's entstanden.

00:19:30: Sehr interessant.

00:19:31: Der

00:19:31: Verlinkel war in den Show Notes.

00:19:33: Ja, der Verlinkel

00:19:34: war.

00:19:37: Ja, das ist echt spannend.

00:19:39: Also dieses Thema mit dem Trockenlauf da nochmal zu gucken, wie sieht es denn der Realität aus?

00:19:46: Und das impliziert ja, du hast gerade gesagt, wir kommen jetzt mal von Analogenprozessen.

00:19:50: Ja,

00:19:50: ja.

00:19:51: Ich könnte mir vorstellen, dass es bei den Digitalen genauso ein Kuddelmodel sein kann.

00:19:58: Ich denke gerade, du hast Urlaubsplanung erwähnt.

00:20:00: Ich denke jetzt gerade kommen ja immer von, ich bin ja nicht nur deine Podcast mit Moderatorin, sondern ich bin ja auch endgleich eins, einer der Hörer, einer der Nutzer dieses Prozessmanagement.

00:20:14: Ich denke alleine daran, in welchen digitalen Tools überall geschrieben wird, du denk dran, am achten und neunten Oktober bin ich nicht da.

00:20:22: Das ist eine WhatsApp, das ist Trello, das ist eine E-Mail.

00:20:28: Also es kann auch digital, es kann auch digital diese Schublade geben, die man da nicht mehr aufmacht.

00:20:34: Man kann auch digital ein totales Chaos veranstalten, wenn nämlich jeder so ein Urlaub in sein eigenes Tool einträgt und die müssen dann irgendwie zusammengeführt werden und das wird hauptsächlich dann in WhatsApp gemacht, grauenvoll.

00:20:47: Also wir fangen gerne analog an, weil ein... schlechter analoge Prozess ist, man wundert sich auch ein schlechter digitaler Prozess.

00:20:56: Das heißt, ich muss erst mal im Prozess so machen, dass er richtig ist und dann kann ich ihn digitalisieren und automatisieren.

00:21:02: Und ja, nicht digitalisierung ist da kein Allheilmittel, sondern im Gegenteil, kann es dann zweifel sogar verschlimmen, bessern, wenn nämlich jeder macht, was er will.

00:21:11: Also es muss in einem Unternehmen auch eine Digitalstrategie geben, welche Tools benutzen wir, welche benutzen wir nicht.

00:21:17: Und dass das alles so ein bisschen zentralisiert abläuft und gesteuert abläuft, das gehört.

00:21:22: Zum Prozess bin ich mit dazu, dass ich die richtigen Tools auswähle.

00:21:25: Wollen wir mal in ein paar deiner Tools reinschauen, die du in der Beratung einsetzt?

00:21:31: Das können wir gerne machen.

00:21:33: Wir müssen so ein bisschen differenzieren, ob ich jetzt nur in Anführungsstrichen Tools benutze, um den Prozess zu dokumentieren.

00:21:41: Oder aber, ob das ein Tool ist, das auch gleich mit den Prozess abbilden soll, also automatisieren soll.

00:21:49: Fangen wir mal mit den Dokumentationssachen an.

00:21:52: Also die Paketrolle habe ich schon gehabt.

00:21:54: Auch eine Schrankwand kann sich eignen, um Prozesse aufzukleben und Posten zu aufzukleben.

00:21:58: Und die Dokumentation könnte dann zum Beispiel ein Foto dieser Schrankwand sein, wenn ich das ja gerne möchte.

00:22:03: Hauptsache ist, ich habe eine Datenbank und dieses Foto wird dann irgendwie an diesem Prozess dran geklebt, sodass ich ihn... wiederfinde, den Prozess.

00:22:11: Das ist nämlich ein großes Problem.

00:22:12: Du machst es sehr einfach damit.

00:22:14: Also, du sagst, das muss jetzt nicht kompliziert sein, sondern hol dein Handy raus, mach das Foto davon und dann hast du es visualisiert.

00:22:20: Verstehen.

00:22:20: Genau.

00:22:21: Ganz wichtig, wir sind am Anfang.

00:22:22: Also, wir gehen jetzt nicht davon aus, dass wir bei so McDonald's Laden, da brauche ich natürlich mit einer Schrankwand und klebe Post jetzt nicht anzukommen.

00:22:28: Nee, ganz klar, aber wir wollen ja, wir wollen ja hier auch Impulse geben für, wir geben mal ein einfaches Beispiel und einen ersten Start.

00:22:34: Ich glaube nämlich, dass viele sich an das Thema Prozessmanagement nicht dran machen, weil sie Angst vor zu viel Bürokratie, vor zu viel Aufwand und so was haben und deswegen auch davor zu rückschrecken.

00:22:47: Da ist da

00:22:48: wichtig, dass es einfach geht.

00:22:49: Dein Glaube deckt sich damit.

00:22:50: meine Erfahrung, Prozessmanagement, dass es irgendwie so was ganz abgefahren ist, kommt ein Zauberer und das ist irgendwie total, ne, ist es nicht, das ist super einfach, das ist Post jetzt hintereinander kleben und ein Foto davon machen, das reicht.

00:23:04: für den Beginn des Prozessmanagements schon aus.

00:23:07: Wenn ich das Ganze dann noch ein bisschen digitaler haben möchte, dann eignen sich Whiteboards dazu, also digitale Whiteboards.

00:23:14: Die gibt es von Google, die gibt es von Microsoft, die gibt es von Apple.

00:23:18: Es gibt dritte Produkte wie zum Beispiel MyRow.

00:23:23: Das benutze ich sehr gerne, wo ich dann mit wenigen Symbolen bitte.

00:23:28: dieser Prozesse abbilden kann.

00:23:30: Also es reichen im Prozessmanager eigentlich drei, vier Symbole, um dann die Prozesse abzubilden.

00:23:37: Und wichtig ist aber nur, jeder Prozess fängt mit dem Auslöser an, um in dem Bild zu bleiben mit dem Urlaub.

00:23:42: Ich möchte gerne Urlaub beantragen, das wäre der Auslöser und das Prozessende ist dann, ich habe den Urlaub.

00:23:50: beantragt genehmigt unter irgendeinem System erfasst.

00:23:53: Und die Kollegen wissen es auch.

00:23:55: Und die Kollegen im Idealfall wissen es auch und die Stellvertretung ist geregelt und so weiter und so weiter.

00:23:59: Das gehört ja alles mit in diesen Urlaubsprozess dazu.

00:24:03: Das wäre so die Frage der Prozessdokumentation.

00:24:07: Wenn ich eine Automatisation betreiben möchte.

00:24:09: dann funktioniert das in der Regel nur dann, wenn ich den Prozess auch digital abgebildet habe.

00:24:13: Und da gibt es verschiedene Systeme, die ich verwenden kann.

00:24:17: Es gibt Internet Tools, Make.com oder if this, then that gibt es.

00:24:24: Es gibt die Möglichkeit, Power Automate in der Microsoft Umgebung zu benutzen.

00:24:29: In der Google Umgebung gibt es ein Artverwandtes Tool, wo ich dann also sagen kann, wenn, um ein Beispiel zu bilden, wenn ein Eintrag in einem Kalender gemacht wird, dann schreibt.

00:24:39: Wem auch immer eine E-Mail.

00:24:40: Ja, damit kann ich automatisieren.

00:24:44: Das sind die Tools, die ich dann dafür benutze, je nachdem, in welcher Welt das Unternehmen sich bewegt, ob die in der Microsoft-Welt abgebildet sind oder in der, was bei uns in Deutschland eher selten vorkommt, in der Google-Welt oder ob die so einen Flickenteppich an Tools haben.

00:25:00: Das ist ja ein ganz, ganz großes Thema, gerade Automation.

00:25:05: Ja, auch beflügelt durch KI, aber jetzt, um auch mal ohne KI auszukommen, etwas, was in vielen Unternehmen fehlt, oder?

00:25:15: Das fehlt in sehr vielen Unternehmen.

00:25:17: Also so ein Power Automate, wie gesagt, immer darauf achten, über welche Unternehmensgröße.

00:25:22: Das sind mehr als zehn Minuten, ne?

00:25:23: Das sind mehr als zehn Minuten.

00:25:25: Absolut und in der Unternehmensgröße, über die wir hier reden, kleinste, klein und mittlere Unternehmende, das Power Automate so gut wie gar nicht anzutreffen.

00:25:32: Aber du würdest es da auch schon empfehlen.

00:25:34: Du würdest auch sagen, hey, das sind einfach Riesen, Riesen Ersparnisse und es macht sich nicht nur finanziell bemerkbar.

00:25:42: Ich glaube, ehrlich gesagt, das ist auch sehr zur Motivation der Mitarbeiter beitragen kann.

00:25:46: Und das ist ja in Zeiten von Mitarbeiter Bindung und Mitarbeiter Mangel ja auch wichtig, dass sie eine gute Laune haben, weil die Prozesse stimmen.

00:25:54: Das ist sogar ein zentraler Punkt, weil schlechte Prozesse sorgen ja dafür, dass irgendwas nicht funktioniert.

00:26:01: und wenn irgendwas nicht funktioniert, ist irgendeiner immer genervt.

00:26:04: Entweder ist der Unternehmer und überträgt das auch seine Mitarbeiter oder sind die Mitarbeiter selbst, die dann auch im Zweifel untereinander dann genervt sind, weil da wieder irgendwas nicht funktioniert hat und am Ende der Tage landet es beim Kunden.

00:26:16: Das heißt, die Prozesse, wenn ich dann anfange, die sauber aufzubauen, sorgen einfach dafür, bessere Laune im Unternehmen habe, weil weniger schief geht.

00:26:24: Und kein Mensch findet es toll, wenn Dinge nicht funktionieren.

00:26:28: Außer ich natürlich, wenn in einem Unternehmen Prozesse nicht funktionieren, weil davon lebe ich ja.

00:26:35: Du meinst, man kann dich nachhören, das Podcast anrufen, um zu sagen, können wir bitte mal einen exemplarischen Prozess hier bei uns anschauen?

00:26:43: Vielleicht nicht anrufen, das passt nicht in meinen Prozess, aber ihr dürft mich gerne auf andere Art und Weise benachrichtigen, wie bei LinkedIn oder sonst irgendwie.

00:26:52: Olaf, aber dieses Thema, ich gehe das an und ich habe damit auch diese Ersparnis und die gute Laune.

00:27:01: Das ist ja etwas, was ich vielleicht auch erst mal erläutern muss.

00:27:04: Ich kam ja eingangs daher.

00:27:05: Vielleicht sind auch die Sorgen dafür, es ist zu viel Bürokratie, es sind zu viele Tools.

00:27:10: Jetzt kommt vielleicht noch was dazu.

00:27:12: Das heißt, da bist du ja auch gefragt, als zu Beginn dieses Prozesses zu sagen, Hürden abzubauen, oder?

00:27:19: Jetzt machen wir nochmal einen kleinen Ausflug zum Menschen.

00:27:22: Aber es hält natürlich damit zusammen.

00:27:24: Ja.

00:27:25: sehr zentrale Aspekt.

00:27:26: Den Unternehmer, den bekomme ich eigentlich immer, wenn ich mal eine Excel-Tabelle aufmache und dem erkläre, wie viel Geld er verschwindet.

00:27:31: Dann

00:27:32: brauche

00:27:33: ich nie mehr reden, dann ist alles für den besagt.

00:27:35: Bei den Mitarbeitern sieht es ein bisschen anders aus, weil die eine andere Idee... von ihrem Arbeitsplatz im Kopf haben, was völlig verständlich ist und völlig natürlich ist.

00:27:44: Und ich versuche dann immer, den Klart zu machen, dass dieses ganze Prozessmanagement dafür da ist, den Arbeitsalltag zu vereinfachen und schlicht und ergreifend den Stress wegzunehmen.

00:27:53: Stress entsteht ja nicht dadurch, dass ich viel zu tun habe.

00:27:56: Das ist kein Stress, habe ich nur viel zu tun.

00:27:58: Stress entsteht durch die Aufgaben, die ich nicht erledigt habe.

00:28:01: Oder dann, wenn die Aufgaben, die ich erledigen soll, wenn das schief geht, dann entsteht Stress, aber nicht durch viel Arbeit.

00:28:08: Das

00:28:09: ist auch interessant.

00:28:12: Dafür ist Prozessmanagement eben da, dass jeder im Unternehmen weiß, was er zu tun hat.

00:28:17: Ja, es kommt eine Kundenbeschwerde rein, dann gibt es einen zentralisierten Ablauf, jeder weiß genau, dann mache ich so, dann mache ich so, dann sage ich den Bescheid, den Bescheid und dann lösen wir das so und so.

00:28:26: Ich habe vielleicht eine Freigabe, eine Gutschrift zu machen, bis zu hundertfünfzig Euro, ohne dass ich jemanden fragen muss oder ich darf ein Ersatzprodukt rausschicken, was auch immer in diesem Prozess dann eben drinsteht.

00:28:38: Das gehört eben mit zu dem Prozessmanagement dazu, dass ich die Leute befähige und dass Leute eigenständige Entscheidungen treffen dürfen.

00:28:46: Nur ich muss es programmiert machen, ich muss es irgendwie geregelt machen, weil ich das nicht mache, dann versickert das.

00:28:51: Dann macht die am Ende aller Tage jeder, was er will.

00:28:54: Ja, und es ist Stress, es ist Stress, weil da meldet sich jemand und sagt, ich bin uns zufrieden, da hat was richtig in die Hose gegangen.

00:29:01: Das ist ja erst mal, du wirst mit etwas Negativen konfrontiert.

00:29:04: Wenn ich dann nicht sofort weiß, okay, jetzt erstens, zweitens, drittens, dann bin ich ja erst mal der, der bei dem es ankommt und... Ja.

00:29:12: Da umstellen dann auch Hilflussmerke, also mal wieder bei der Außenwirkung.

00:29:16: Wenn der Kunde dann merkt, okay, da ist kein sauberer Prozess hinter, sondern jemand ja sagt, okay, ich nehme das mal auf und bespreche das mal und wir melden uns.

00:29:25: Ja, auch da wiederum kann Software helfen.

00:29:28: Wir sind ja gerade eben bei den Software Tools schon gewesen.

00:29:31: Es gibt natürlich auch dedizierte, richtig spezifische Prozessmanagement Tools.

00:29:36: Das ist aber für die meisten Unternehmen, über die wir hier reden, einfach.

00:29:41: ein Nummer zu viel.

00:29:42: Aber auch in einem kleineren Unternehmen kann, gerade dann, wenn ich viel mit Kunden-Reklamationen zu tun habe, ein Ticketsystem helfen.

00:29:50: Die kosten nicht viel Geld, die funktionieren wunderbar.

00:29:52: Das ist immer, wenn du irgendeine Helpline anschreibst, dann kriegst du zurück hier, sie sind Ticket-Nummer, ein Tausend, zweiundzwanzig.

00:29:59: Genau, und die

00:30:00: Telekom lässt grüßen.

00:30:01: So was.

00:30:02: Das sind Ticketsysteme, da gibt es... Flashdesk.

00:30:08: Aber das müssen wir glaube ich doch nochmal kurz erklären, weil das nicht jede bekannt ist, was ein Ticket ist.

00:30:12: Also

00:30:14: jede Kundenanfrage wird wie ein Ticket behandelt.

00:30:16: Das heißt, das läuft in eine spezielle Software rein, also nicht in ein E-Mail-Postfach, sondern in ein E-Mail-Postfach in einer bestimmten Software.

00:30:23: Und dort kann ich schon anhand von Schlagworten, nämlich Beschwerdeschlagworten zum Beispiel definieren, welches Team oder welcher Mitarbeiter das zugewiesen bekommt.

00:30:32: Oder aber es gibt jemanden, der weiß, dass man meldt zu.

00:30:36: Ist auch möglich, dass sich jemand die Beschwerde anguckt und sagt, okay, da ist unser Spezialist Jan und dann dafür ist Heinz zuständig und dafür ist Klaas und dafür ist Pitt.

00:30:45: Dann haben wir sie alle.

00:30:46: Ja, Jan und Hein und Klaas und Pitt.

00:30:48: Ja.

00:30:48: Und das Tolle ist, das ist ausgelöst.

00:30:51: Der Kunde weiß auch, ich habe ein Ticket.

00:30:54: Das beruhigt mich ja extrem, weil ich weiß, ich habe jetzt das Ticket Nr.

00:30:59: Es passiert also nicht, dass ich dreimal hintereinander bei der Telekom-Hotline anrufe und sage, ich habe das doch vorhin schon mal einem Kollegen erzählt.

00:31:05: Gut, bei der Telekom-Hotline würde ich jetzt mal ein Fragezeug daran machen.

00:31:08: Ja, aber weil das ausreichbar ist.

00:31:11: Ich

00:31:11: feier sie ja, ich fahre ab, das jetzt nur das Bildlich zu machen.

00:31:14: Ich feier sie ja, ich finde die ja gut.

00:31:15: Aber das ist genau der Zweck, wahrscheinlich, dass ich auch als Kunde etwas in der Hand habe und kann sagen, Leute, macht bitte Ticket.

00:31:24: XY auf und dann müsst ihr eigentlich das schon sehen, was los ist.

00:31:28: Wir wissen das doch bei uns selbst, wenn wir irgendwas haben und unseren Merf loswerden wollen und schreiben und kriegen keine Antwort.

00:31:38: Das mögen wir doch nicht.

00:31:40: Wenn ich wenigstens eine Nachricht kriege, auch wenn sie automatisiert ist, wo drin steht, hallo, wir haben das innerhalb der nächsten zwei Tage, meldet sich.

00:31:49: Sabine Müller oder Max Meyer bei dir und nimmt sich deines Problems an.

00:31:53: Dann lehne ich mich doch schon mal zurück und sage, okay, alles klar, das ist eine Arbeit.

00:31:58: Und wenn ich immer wieder auf diese Mails, die mich dann ja erreichen, antworte, dann wird in diesem Ticketsystem auch alles zusammengefasst.

00:32:04: Das heißt jeder.

00:32:06: Mitarbeiter von mir, der in dieses Ticket-System reinguckt und den Vorgang reinguckt, kann jeden Schriftverkehr sehen, der bislang gelaufen ist.

00:32:14: Das heißt, wenn ich morgen in Urlaub fahre und habe das Ticket aber angenommen, dann kann ich in Urlaub fahren, weil mein Kollege sich einfach nur den Verlauf angucken muss und dann ist er wieder im Thema.

00:32:23: Kann ich nur empfehlen, bei allen Versändern alles, was großhandel ist und so weiter, so ein Ticket-System einzuführen?

00:32:30: Wie gesagt, das kostet keine Unsum.

00:32:33: Ja.

00:32:33: Das Dove bei der ganzen Sache ist, ich brauche immer einen Kümmerer.

00:32:36: Ich muss immer jemanden haben, der tatsächlich auch das will.

00:32:41: Das hat dann aber was mit Personalauswahl zu tun.

00:32:44: Menschen.

00:32:45: Ja.

00:32:45: Ich sollte im Unternehmen einhaben, der da der Innovationstreiber ist.

00:32:49: Den kann ich mir auch danach aussuchen.

00:32:51: Ich kann da so jemanden einstellen, dem ich dann sage, pass mal auf, drei Viertel deines Jobs ist das normale, aber ein Viertel deines Jobs ist, du machst bitte die Innovation.

00:33:00: Hat übrigens nichts mit Alter zu tun, sondern das hat was tatsächlich mit Neigung zu tun.

00:33:04: Habe ich da Lust zu, habe ich Bock auf IT und habe Bock auf Tools.

00:33:08: Also ich bin hier bei mir immer daneben der älteste, aber ich bin der Innovationstreiber.

00:33:12: Also das funktioniert auch, wenn man nicht für mal zwanzig Jahre alt ist.

00:33:16: Und ist das wichtig, dass man sich dafür auch nochmal Verbündete im Unternehmen holt, damit man nicht so der eine ist, der immer wieder mit den neuen Ideen kommt?

00:33:24: Verbündete helfen immer, klar.

00:33:27: Ich muss Widerstände überwinden, kein Mensch mag es, wenn Dinge anders werden, weil ich ja nicht weiß, ob das was neu kommt, ob es dann auch besser ist als das,

00:33:35: was ich habe.

00:33:36: Ja,

00:33:36: ja.

00:33:36: Und ja, toll wäre natürlich, wenn ich so eine Gruppe hätte, an denen ich das erstmal ausprobieren kann, um auch da Prozessmanagement zu gucken, ob ich diesen Prozess hätte, natürlich neu dann zu machen, es mit einem neuen Tool, ob der dann auch tatsächlich so funktioniert, bevor ich es dann alle ausrollen.

00:33:51: Ein bisschen davon, ab wie groß das Unternehmen ist.

00:33:53: Bei fünf tausend Leuten gibt es andere Gesetze als bei fünf.

00:33:57: Ja, ganz klar.

00:33:57: Und das ist auch eben dieses Thema auch wiederum für die Kollegen schnelle sichtbare Erfolge darzustellen, zu sagen, hey, das hat uns jetzt echt geholfen, damit auch eine Motivation da ist und man eben schnell.

00:34:10: etwas vorzeigen

00:34:11: kann.

00:34:11: Ja, ich muss das verkaufen.

00:34:12: Ich muss für meine Kollegen ein Pitch aufbauen und muss sagen, so liebe Leute, ich habe jetzt eine total tolle Idee.

00:34:18: Was habt ihr davon?

00:34:19: Erstens, zweitens drinst.

00:34:21: Ihr habt weniger Stress, euer Arbeitsplatz wird besser, Vertretungsregelung funktioniert besser, wir haben ein Ticketsystem, da sind es alles drin.

00:34:27: Wir lernen gleichzeitig mehr, wir können eine FAQ aufbauen aus den Tickets, damit die Kundenanfragen schon mal über die Webpage abgefiltert werden.

00:34:34: oder oder oder.

00:34:35: und wenn ich dann Noch ein Schritt weitergehen will, dann setze ich noch eine KI ein, die die E-Mail von der Leine beantwortet.

00:34:42: Ja, ja, ja.

00:34:43: Aber gute Idee.

00:34:44: Also gute Idee, das dann auch noch mal so mit dem Pitch, also das nochmal auch diese Argumentation nach innen reinzubringen.

00:34:50: Ja,

00:34:50: ich muss das nach innen verkaufen, damit meine Kollegen dann auch mitgehen.

00:34:55: Und dann ein Aspekt, der dann tatsächlich so eine Mischung wiederum ist aus Prozess und Mensch.

00:35:01: Es gibt Menschen, die wollen Partou nicht.

00:35:03: Und jetzt habe ich als derjenige, der das Unternehmen führt, die Aufgabe, die entweder doch mitzuziehen oder aber ich muss mich dann von den Farb schienen.

00:35:11: Das ist ja mein Unternehmen.

00:35:13: Und ich treffe die Entscheidungen und ich lege die Strategie fest.

00:35:16: Und ich möchte bitte, dass da so gearbeitet wird, wie ich mir das vorstelle, weil ich natürlich ganz andere Gedanken im Kopf habe als vielleicht der Mitarbeiter, weil ich eine Strategie am Markt sehe oder eine Entwicklung am Markt sehe, die es erforderlich macht, dass wir dies das tun.

00:35:29: Und wenn die Mitarbeiter ein paar Tunen nicht wollen, dann muss man wirklich ernsthaft mit denen reden und im Zweifel muss man sich dann auch trennen.

00:35:35: Weil der Mitarbeiter dann nicht mehr ins System reinpasst.

00:35:38: Schön wäre das anders, aber das ist nicht die Realität.

00:35:42: Das ist nicht die Realität, aber wir haben natürlich in jedem Unternehmen Mitarbeiter und auch Teams.

00:35:47: Du hast es gerade schon gesagt, das ist nicht eine Frage des Alters, sondern auch des Mindsets.

00:35:51: Aber natürlich gibt es Menschen, die sich damit schwer tun, die sagen, boah, noch ein neues Tool und noch eine neue Plattform.

00:35:58: Also wenn ich es gerade auch an das Thema Plattformen denke, ja, CRM-Plattform.

00:36:02: Projektmanagement-Plattformen, also die dann sagen, hier noch mal eine Schnittstelle, da noch mal was.

00:36:08: Mir ist es lieber, wenn wir das mal weglassen und mit den drei Arbeiten, die wir jetzt haben und nicht noch was Neues dazukommt.

00:36:14: Das ist ja

00:36:15: häufig Thema.

00:36:17: Wenn das kommt, wenn so ein Hinweis kommt, nicht noch ein Tool, das muss man ernst nehmen.

00:36:22: Ja.

00:36:22: Weil das kann nämlich passieren, im Eifel das Gefecht ist, wenn man sagt, oh, ich habe was ganz, ganz Tolles gefunden, dann machen wir uns die Arbeit viel, viel leichter mit, aber das passt gar nicht zu dem, was schon da ist.

00:36:31: Ich sollte also vorher schon mal geguckt haben, was setzen wir denn eigentlich jetzt ein?

00:36:35: Und kann ich mit dem, was schon da ist, die Dinge tun?

00:36:38: Ich will ein Beispiel aus der Praxis jetzt in zwei Wochen geben.

00:36:42: Wir sind gebeten worden, Customer Relationship Management, also ein CRM Tool einzuführen und haben uns dann auf die Suche gemacht, was da in dem Unternehmen passen könnte.

00:36:50: Haben aber natürlich vorher das vorhandene ERP System reingeguckt, haben eine Anforderung gemacht, was wollt ihr denn eigentlich wirklich?

00:36:56: Also, CRM ist ja erstmal nur ein Schlagwort.

00:36:58: Was braucht die denn für Informationen, um dann festzustellen, dass das ERP-System, also das Warm-Wirtschafts-System von diesem Unternehmen das alles anbietet?

00:37:07: Gibt es alles?

00:37:08: Also haben wir keine Software eingeführt, sondern wir haben dafür gesorgt, dass der Softwareersteller kommt und die Mitarbeiter schult.

00:37:15: Das glaube ich gerne.

00:37:16: Das glaube ich gerne.

00:37:17: Es gab auch mal diesen Satz, dass man eine ninety-fünf Prozent dessen, was der Excel kann, nicht nutzt.

00:37:22: Und da denke ich, denke ich oft daran zurück.

00:37:25: Das glaube ich gerne.

00:37:26: Und deswegen ist es aber so wichtig, dass es einen Prozessbegleiter gibt, weil du stehst ja.

00:37:32: Ach, das muss noch nicht mal jetzt eine Messe sein.

00:37:34: Manchmal auch in der Kneipe, dass dir ein Kollege erzählt, boah, wir haben es gerade bei uns das und das mega, kann ich nur empfehlen.

00:37:41: Und dann denkst du, wow, das ist ja endlich bei uns.

00:37:43: Perfekt brauche ich auch.

00:37:44: Geh's morgen rein und sagst, also ab morgen machen wir Assana oder you name it.

00:37:49: Und ich glaube, dass das dieses neue Tools reinbringen, Prozesse ändern.

00:37:57: wirklich eine Begleitung braucht von Menschen, die sagen, das Mitnehmen der Mitarbeiter ist wichtig, das einführen, das wirklich nochmal gucken brauchen, was brauchen wir nur, also auch nicht so viel machen.

00:38:11: Deswegen möchte ich gerne mit dir jetzt nochmal auf diesen Punkt kommen, wenn du, können natürlich jetzt auch Kollegen sein, aber sagen wir mal, du kommst jetzt in ein Unternehmen rein und fängst mit so einer Prozessbegleitung an.

00:38:23: Könnte man jetzt ja auch sagen, oder habe ich jetzt ein bisschen Angst vor den Kosten?

00:38:27: Oder auch, dass das zu viel Zeit frisst, als es ja immer ein West von Geld und Zeit.

00:38:33: Kannst du uns da vielleicht auch ein kleines bisschen beruhigen?

00:38:38: Gerade im Bereich Prozessmanagement machen sich jede Form von Beratung innerhalb künstlerischer Zeit bezahlt.

00:38:44: Und auch die Zeit, ich investiere.

00:38:45: Klar, ich nehme ja meine Mitarbeiter aus dem normalen Arbeitstrott raus.

00:38:50: Ja, und da bleibt was liegen.

00:38:52: Aber der Aufwand lohnt sich.

00:38:54: Wie gerade festgestellt, wenn ich die fünf Minuten jeden Tag bei jedem Mitarbeiter einspaare, da können so Kleinigkeiten helfen, die ich gar nicht mehr sehe.

00:39:04: Also ich könnte zum Beispiel auf die Idee kommen, dass ich einen Drucker den Flur hochschiebe, damit die Mitarbeiter nicht mehr den ganzen Flur runterrennen müssen, wenn sie den Blatt Papier aus Drucker holen müssen.

00:39:14: Es gibt unternehmen die Drogenhäule noch viel.

00:39:17: Wollt grad sagen, what?

00:39:19: Ja, gibt es tatsächlich mal sogar recht erforderlich.

00:39:24: Sondern da reicht es schon, dass ich einfach den Drucker nehme und an die andere Seite vom Flur schiebe, wenn er Rollen drunter hat.

00:39:33: Solche Kleinigkeiten helfen, die sehe ich aber zum Teil gar nicht mehr, weil ich in meinem Unternehmen, wie jeder andere Unternehmer auch, betriebsblendet werde.

00:39:41: Auch ich mache es gerne mal, dass ich mit Kollegen spreche und sage, du bist mal auf irgendwie, ich habe das Gefühl, Hier funktioniert bei mir was nicht.

00:39:49: Guck mal bitte.

00:39:50: Und die kommen dann rein und sagen, dafür brauchst du mich jetzt.

00:39:53: Das ist doch vollkommen klar.

00:39:54: Da ist das Problem.

00:39:55: Ich habe es aber nicht mehr gesehen, weil auch ich natürlich in meinem Unternehmen betriebsblind

00:39:59: war.

00:39:59: Olaf, ich wollte jetzt grad sagen, ich glaube, ich würde dich, also wenn ich jetzt eine Firma hätte, bei uns, wir sind ja komplett digital, aber wenn ich jetzt eine Firma hätte mit einem Klingelschild und Büro räumen, ich würde sagen, weißt du, was, komm bitte mal zwei Tage zu uns und setz dich einfach mal dahin und guck mal, was du siehst, weil da fallen dir ja wahrscheinlich schon die ersten Sachen auf.

00:40:17: Ja,

00:40:17: Klassiker, in Werkstätten, Autowerkstaat.

00:40:22: Da fängt die Beratung damit an, dass ich mir ein Stuhl nehme, mich irgendwo in die Ecke setze und gucke, was da passiert.

00:40:29: Und da rennen die Leute den ganzen Tag durch die Gegend und suchen Werkzeug.

00:40:32: Ich hatte immer meinen Maul-Schlüssel gesehen, meinen CNA-Elber.

00:40:36: Und ich renne den ganzen Tag durch die Gegend, suche dir Werkzeug zusammen.

00:40:40: Lösung ist, jeder kriegt so einen Werkstatt, so einen Werkzeugauto, ja, abschließbar.

00:40:46: Und da ist das Werkzeug drin, was gibt auch nur Neues, wenn das kaputt gegangen ist, und und und.

00:40:50: Und schon habe ich einen Riesenproduktivitätsbooster in dieser Werkstatt, weil die Leute eben nicht davon abgehalten werden, das zu tun, was sie tun sollen, nämlich Autos reparieren.

00:41:02: Also,

00:41:03: ja.

00:41:03: Das heißt, da kann ein Invest, ein Invest in jeder, der bekommt sein eigenes Wägelchen und seinen eigenen Zähne und Elba, der kann sich ganz schnell bezahlt machen, ne?

00:41:12: Richtig schnell, genau.

00:41:14: Genau.

00:41:15: Abschließbar, damit nicht der Kollege, der seinen Zähnen erfertet ist, weil er den irgendwie im Auto liegen gelassen hat vom Kunden, das beim Kollegen rausruft.

00:41:22: Ja,

00:41:22: ja, ja.

00:41:22: Ja.

00:41:22: Ja.

00:41:22: Ja.

00:41:22: Ja.

00:41:23: Ja.

00:41:23: Ja.

00:41:23: Ja.

00:41:23: Ja.

00:41:23: Ja.

00:41:23: Ja.

00:41:23: Ja.

00:41:23: Ja.

00:41:23: Ja.

00:41:23: Ja.

00:41:24: Ja.

00:41:24: Ja.

00:41:24: Ja.

00:41:24: Ja.

00:41:25: Ja.

00:41:25: Ja.

00:41:25: Ja.

00:41:25: Ja.

00:41:25: Ja.

00:41:25: Ja.

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00:41:26: Ja.

00:41:26: Ja.

00:41:26: Ja.

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00:41:27: Ja.

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00:41:28: Ja.

00:41:28: Ja.

00:41:29: Ja.

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00:41:34: Ja.

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00:41:34: Ja.

00:41:34: Ja.

00:41:35: Ja.

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00:41:36: Ja.

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00:41:36: Ja.

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00:41:37: Ja.

00:41:37: Ja.

00:41:38: Ja.

00:41:38: Ja.

00:41:38: Ja.

00:41:38: Ja.

00:41:38: Ja.

00:41:38: Ja.

00:41:39: Ja.

00:41:39: Ja.

00:41:40: Ja.

00:41:40: Ja.

00:41:40: Ja.

00:41:40: Ja.

00:41:40: Ja.

00:41:40: Ja.

00:41:40: Ja.

00:41:41: Ja.

00:41:41: Ja.

00:41:41: Ja.

00:41:41: Ja.

00:41:41: fangen mit überschaubaren Prozessen, Urlaubsplanung an, um Mitarbeiter zu befiegen, sich in dieses Prozessmanagement reinzudenken, damit er verschwinden kann.

00:41:53: Ja,

00:41:54: ja.

00:41:54: Und dann machen die das Prozessmanagement selber.

00:41:55: Und dann werde ich nur noch gerufen, wenn die bei irgendeinem Prozess, wenn es ein Komplexer wird, wenn die da nicht weiterkommen oder wenn das rebondelieren das Prozess nicht den gewünschten Effekt hat.

00:42:05: Und dann gucke ich da mal drüber, aber ich bleibe nicht ein Jahr lang in dem Unternehmen.

00:42:09: und guckt mir da jeden Prozess an.

00:42:11: Stichwort, wie kommt der Kaffee in die Kaffeemaschine?

00:42:13: Also das ist jetzt nicht meine Aufgabe, das können die Mitarbeiter dann irgendwann selber.

00:42:18: Aber ich brauche überschaubare Prozesse um anzufangen, um den das beizubringen.

00:42:21: Ich befiege die Leute, sich selber um ihr Prozessmanagement zu kümmern und dann bin ich auch schnell wieder weg.

00:42:27: Es gibt so viele Unternehmen da draußen, die das brauchen.

00:42:29: Das heißt, ich kann mich bei einem Unternehmen nicht so lange aufhalten.

00:42:31: Du kannst dich nicht lange aufhalten, aber ich könnte mir jetzt auch wieder eine Sache vorstellen, korrigier mich bitte.

00:42:36: Der Unternehmer hat verstanden, dass das hilft, der holt dich, du kommst rein, du machst was, du bringst tolle Vorschläge.

00:42:43: Wenn ich jetzt nur an mich denke, ich oute mich da mal, es könnte sein, dass es danach dann wieder an mir hängt.

00:42:49: dass mein Flaschen halt wieder zu eng ist.

00:42:51: Und ich denke, ja, ja, das müssen wir jetzt dann auch unbedingt mal machen und angehen und umsetzen.

00:42:57: Und dann ist zwar alles in der Beratung geschehen, ja, von Post-its über, ich weiß jetzt was und das ist jetzt nur, das ist jetzt nur die ERP-Schulung.

00:43:06: Was war das?

00:43:06: ERP?

00:43:07: War die abkürzten gerade richtig?

00:43:08: ERP?

00:43:10: Ja, war im Wirtschaft ERP.

00:43:12: Also, ich wüsste jetzt, was zu tun ist, aber dann komme ich als Unternehmer wieder nicht hinten dran.

00:43:17: Ist das, ähm, ist das... Klassiker.

00:43:20: Seht ihr das?

00:43:21: Ist auch ein Klassiker.

00:43:22: Klassiker.

00:43:22: Guckt mal, wie ich diese Themen mich rein denken kann.

00:43:25: Hammer.

00:43:27: Wahnsinn.

00:43:28: Ähm, ja, nee, das ist, das ist der Klassiker.

00:43:30: Ja,

00:43:33: ich ahne es.

00:43:33: Der Fisch, der Fisch

00:43:34: fängt ja am Kopf anzustinken.

00:43:37: Wenn der Unternehmer das Problem ist, ja, dann ist der Unternehmer das Problem.

00:43:42: Deswegen bist du als Unternehmer auch nicht derjenige, der der Kümmerer für das Prozessmanagement ist, sondern das macht bitte einen Mitarbeiter.

00:43:48: Weil die sind ja an der Front, die haben ja den Nerven.

00:43:51: Du als Unternehmer, wenn du es dahin schon ganz gut gemacht hast, ja nicht.

00:43:55: Du rennst ja nur durch die Bude und... was du dann machst.

00:43:59: Ja,

00:43:59: aber

00:44:00: das ist

00:44:01: so.

00:44:02: dieser Klassiker Satz, den lernt man auf Social Media so schnell.

00:44:06: Auf diesen Plattformen.

00:44:07: Du musst nicht im Unternehmen arbeiten, sondern am Unternehmen.

00:44:14: Ein Satz aus dem Berater Coach Bullshit Bingo.

00:44:19: Also ich möchte den Unternehmer sehen, der nur am Unternehmen arbeitet und nicht im Unternehmen.

00:44:24: Aber das ist wahrscheinlich der Punkt.

00:44:26: Also es gibt dann eine schönere Analogie, das ist das Fachkraftmanager oder Nehmer denken.

00:44:33: Und du darfst halt nicht so viele Fachkraft Aufgaben machen.

00:44:38: Du musst ein paar Management Aufgaben machen, da kommst du gar nicht drum rum, aber der Hauptteil sollten Aufgaben sein, die nur der Unternehmer machen kann.

00:44:45: So, und was jetzt am Unternehmen und im Unternehmen ist, naja, gut, da kann man lange drüber philosophieren, aber das ist mehr, was wir lassen und brechen als für Rosenbaumersprach.

00:44:56: Für

00:44:56: Rosenbaumersprach, die jetzt auch schon wieder bei Minute minus minus x vor vor voller Stunde sind.

00:45:02: Olaf, wir gehen aber nicht hier raus, ohne dass du unseren Hörern noch einen Workout-Botsmart mitgibst.

00:45:09: Ja, sehr gerne.

00:45:12: Der Workout-Botsmart-Tipp.

00:45:14: Mach die Augen zu und denk darüber nach, was ist das größte Problem bei einem Prozess in deinem Unternehmen, der dich so richtig nervt, wo permanent irgendwas schiefläuft?

00:45:25: Ist es Technik?

00:45:27: Sind es Tools?

00:45:28: Oder ist das der Mensch, der ... dafür sorgt, dass dieser Prozess scheitert.

00:45:33: Und wenn es der Mensch ist, sind es die anderen oder bist es du?

00:45:37: Denk da mal darüber nach, schreib es auf und fangt dann an, dafür eine Lösung zu entwickeln.

00:45:43: Und wenn du dappst, wo das Problem ist, löse auch das.

00:45:47: Olaf, danke.

00:45:48: Das war ein toller Tipp und ich würde jetzt gerne noch ergänzen.

00:45:51: Du hast ja die LinkedIn-Gruppe aufgemacht.

00:45:55: Schreibt es ruhig mal.

00:45:56: Also wer Lust hat, das mal zu diskutieren, schreibt es gerne mal unter den Post zu dieser Folge drei rein, weil ich finde den Austausch darüber sehr spannend und würde das gerne weiter mit verfolgen.

00:46:09: Sehr gerne.

00:46:10: Die LinkedIn-Gruppe steht dafür zur Verfügung.

00:46:12: Ihr findet sie in den Schornuts verlinkt.

00:46:15: Ich freue mich, wenn ihr dabei seid, wenn wir weiter über die Inhalte des Podcasts philosophieren können.

00:46:20: Ich gebe zu, ich habe gerade auch die Augen zugemacht und ich war dann doch bei dem Mensch und bei mir.

00:46:24: Ja,

00:46:25: ich weiß, das passiert oft.

00:46:28: Alles klar.

00:46:29: Olaf, danke.

00:46:30: Was machen wir das nächste Mal?

00:46:31: Nächstes Mal das zweite Pi Produkte.

00:46:34: Was muss ich machen, damit das, was ich dem Markt anbiete, auch wirklich funktioniert und vielleicht besser funktioniert als vorher?

00:46:41: Ich freue mich drauf.

00:46:42: Ich auch.

00:46:43: Bis dahin.

00:46:46: Das war Work Hard But Smart, der Podcast für Wachstum und finanzielle Sicherheit.

00:46:50: Ich bin Olaf Rosenbaum, ich bin Steuerberater und Strategieberater.

00:46:53: Ich sage, danke, danke, dass du dabei warst.

00:46:56: Wenn dir die Folge gefallen hat, dann freue ich mich über deine Bewertung.

00:46:59: Ich freue mich über eine Empfehlung oder ganz besonders über ein ehrliches Feedback.

00:47:04: Denn nur so wird aus einer guten Idee eine Bewegung.

00:47:07: Und bis zum nächsten Mal denkt dran, harte Arbeit ist gut, aber nur smart wird sie wirksam.

00:47:12: Nur grad was smart.

00:47:13: Bis bald.